L’archiviazione dei documenti di progetto
Nella gestione dei progetti finanziati è fondamentale definire una metodologia di archiviazione di tutta la documentazione, sia tecnica che finanziaria, in maniera tale di essere in grado, anche a distanza di alcuni anni di rinvenire quanto eventualmente richiesto.
Infatti, la maggior parte dei progetti, in particolare quelli finanziati dalla Commissione Europea, i controlli sulla documentazione possono avvenire entro i 5 anni dalla conclusione del progetto. In altri casi è persino previsto che la documentazione vada conservata per eventuali controlli fino a 10 anni dalla conclusione del progetto.
Pertanto, fin dall’avvio del progetto è necessario definire una modalità di archiviazione di tutta la documentazione in modo da essere in grado, anche a distanza di anni, di recuperare lo specifico documento richiesto.
Va detto che oggi la maggior parte degli archivi documentali hanno natura digitale e solo pochi obbligano ad un’archiviazione fisica. Purtroppo, a causa del non ancora pieno...
La rendicontazione dei progetti PNRR
La rendicontazione delle spese di progetti finanziati dal PNRR prevede delle procedure che in alcuni casi si differenziano in relazione alle diverse Misure su cui ricadono in funzione sia degli strumenti adottati, sia della documentazione dichiarativa richiesta. Tutte le spese devono confluire nella piattaforma ReGiS del MEF, ma spesso ciò avviene attraverso piattaforme intermedie come FUTURA e AT WORK.
In generale, le spese devono essere giustificate da:
- giustificativi di impegno (lettere di incarico, ordini di servizio) con chiara indicazione della connessione con il progetto;
- giustificativi di spesa (fatture, ricevute) che descrivano la prestazione e facciano riferimento al giustificativo di impegno e al progetto;
- giustificativi di pagamento (ricevute di bonifico, mandati quietanzati) che confermino l’effettivo pagamento entro i termini di eleggibilità. Nella maggior parte dei casi è necessario operare con un conto dedicato al singolo progetto. I pagamenti, infatti, devono ess ...
L’audit dei progetti finanziati
Gli audit dei progetti non sono sempre previsti dai regolamenti dei programmi che li finanziano. Infatti, solo per alcune tipologie di programmi o per certe soglie di budget è necessario che il beneficiario sottoponga ad una revisione il rendiconto delle spese sostenute. In questi casi l’attività di audit è anche denominata controllo di primo livello, al quale potranno seguire ulteriori eventuali controlli da parte delle autorità preposte in base alla derivazione dei finanziamenti di progetto.
Nei casi in cui sia dunque previsto il controllo di primo livello spetterà al beneficiario selezionare il revisore iscritto al registro dei revisori legali presso il Ministero dell'economia e delle finanze. Va innanzitutto precisato che il revisore dovrà essere un soggetto indipendente rispetto al beneficiario e pertanto tra le 2 parti non dovranno intercorrere rapporti di altro tipo. La selezione del revisore dovrà innanzitutto considerare l’esperienza in materia di controllo di progetti f
...L’importanza degli strumenti di lavoro nella gestione dei progetti
Realizzare un progetto implica la necessità di doversi attrezzare adeguatamente per assolvere a quanto previsto dalle norme e dai regolamenti emanati dagli enti finanziatori. Infatti, sulla base di quanto richiesto per dimostrare la correttezza dell’esecuzione delle spese rendicontate è fondamentale disporre di strumenti idonei a documentare ogni specifica situazione intercorsa.
Ciò è ancora più importante in un’era in cui tutto diventa digitalizzato e dove l’identificazione del momento in cui si è realizzato un determinato fatto è tracciato dal digitale, nello specifico dalle firme elettroniche, dalle PEC e dalle e-mail. Pertanto, risulta fondamentale agire in anticipo prevedendo tutti gli atti necessari a far sì che il progetto e in particolare la realizzazione delle spese che ad esso afferiscono, avvengano correttamente con tutti gli atti formali previsti e prodromici alle spese.
Un grande aiuto, dunque, deriva dalla disponibilità di alcuni strumenti utilia dimostrare e a doc
...Come avviene la valutazione del budget di progetto
La valutazione del budget di un progetto finanziato è un aspetto cruciale e non va sottovalutato. Essa rappresenta una componente fondamentale della valutazione complessiva, che considera diversi fattori: l’inerenza dell'idea progettuale in relazione al programma di finanziamento, le capacità operative e organizzative di chi propone il progetto, l'impatto previsto, la sostenibilità nel tempo e gli effetti moltiplicativi che il progetto può generare.
Il budget di progetto deve innanzitutto essere in linea con la struttura dei costi e con le regole che il programma di finanziamento prevede. Infatti, primo aspetto da considerare con attenzione è che i budget dei progetti finanziati non sono liberi ma devono seguire uno schema che inquadra le diverse categorie di costo e gli eventuali limiti che vengono dalle singole categorie di spesa che spesso i bandi prevedono. Ad esempio, in alcuni casi è previsto che vi sia un limite alle consulenze, oppure alle subcontraenze, ma anche ad un dimen
...Come dimostrare l’assenza del doppio finanziamento
I progetti finanziati da fondi pubblici prevedono, salvo rare eccezioni, l’assenza del doppio finanziamento. Questo in quanto un contributo pubblico non può generare un profitto e pertanto la percentuale di copertura non può essere al di sopra del 100%.
Da qui deriva che nei programmi comunitari che finanziano progetti sia esplicitamente prevista l’assenza del doppio finanziamento, pena il disconoscimento della spesa rendicontata.
Uno dei problemi consiste nella modalità di dimostrazione dell’insussistenza del doppio finanziamento laddove vengano gestiti più progetti soggetti a contribuzione pubblica. In questi casi è evidente che a seconda della tipologia di spesa vi debba essere una tracciabilità dell’esecuzione della spesa in riferimento al progetto fin dalla sua origine, ad esempio con la richiesta di preventivi o mediante ordini di servizio, per arrivare al completamento del processo mediante il pagamento.
Un elemento utile a dimostrare l’assenza del doppio finanziamento è il C...
Programmi di Cooperazione Territoriale Europea (CTE) – aggiornamenti su spese del personale, IRAP e spese di viaggio forfettarie
Nel mese di dicembre 2024 la Presidenza del Consiglio dei Ministri -Dipartimento per le politiche di coesione e per il Sud ha effettuato un aggiornamento (versione 1.2) del Manuale per la rendicontazione ed i controlli in relazione alla spesa dei programmi CTE 2021 – 2027.
Gli aggiornamenti più rilevanti riguardano la definizione della categoria dei costi di personale, soprattutto per i cosiddetti contratti atipici e i lavoratori autonomi, l’ammissibilità dell’IRAP e le condizioni di eleggibilità delle spese di viaggio in valore percentuale dei costi del personale.
I costi del personale sono dati dai costi del lavoro lordi relativi al personale alle dipendenze del partner Interreg sostenuti per il progetto ammesso a finanziamento.
Il personale può essere già alle dipendenze del beneficiario o assunto specificamente per lavorare al progetto. Inoltre, può essere assunto a tempo pieno dal beneficiario per la realizzazione delle attività progettuali (vale a dire che il dipendente spen
...Gli affidamenti nei progetti finanziati
Nei progetti finanziati spesso sono previste delle misure selettive per gli affidamenti di servizi e di lavori o per l’acquisto di forniture più restrittive rispetto al Codice vigente sugli appalti.
Nello specifico, vengono previste delle selezioni tra almeno 3 operatori qualificati per importi superiori a soglie di 5 o 10 mila euro. In questi casi, non solo i beneficiari pubblici dovranno attenersi al rispetto di tali procedure, ma anche i beneficiari privati saranno chiamati a dimostrare di aver correttamente messo in atto quanto previsto dal regolamento del programma.
Nel caso in cui il programma che finanzia il progetto non preveda procedure selettive, è possibile procedere mediante l’affidamento diretto ai sensi dell’articolo 50 del Dlgs 36/2023 (Codice appalti).
L'affidamento diretto è una procedura semplificata che consente di assegnare un contratto senza avviare un confronto competitivo. Questa modalità è applicabile per lavori di importo inferiore a 150.000 euro e per servi...
La rendicontazione del 5 per mille
Tutti gli enti beneficiari delle quote del 5 per mille sono obbligati a redigere, entro un anno dalla ricezione delle somme, un rendiconto dettagliato, chiaro e trasparente, accompagnato da una relazione illustrativa che ne evidenzi la destinazione e l’utilizzo.
Gli enti che ricevono un importo pari o superiore a 20.000 euro devono trasmettere il rendiconto e la relazione all’amministrazione competente entro 30 giorni dalla scadenza prevista per la redazione del rendiconto, per consentire il controllo. Questi enti devono inoltre pubblicare tali documenti sul proprio sito web entro 30 giorni dalla scadenza del termine di invio, notificandolo all’amministrazione erogatrice entro i successivi 7 giorni. Per gli enti che ricevono meno di 20.000 euro, la pubblicazione è facoltativa.
Il Decreto direttoriale n. 488 del 22 settembre 2021 ha definito le linee guida per la rendicontazione del 5 per mille destinato agli enti del Terzo settore. Il successivo Decreto direttoriale n. 396 del 13 dic...
Come prepararsi ai controlli di primo livello
In gran parte dei progetti finanziati sono previsti i controlli di primo livello, anche definiti come audit o revisioni dei rendiconti di spesa. Tali controlli devono essere realizzati da parte di revisori legali iscritti al registro del Ministero dell’Economia e Finanze.
La selezione e dunque la scelta del controllore di primo livello, talvolta anche indicato come FLC – First Level Controller -, spetta allo stesso soggetto beneficiario. Ciò non toglie il fatto che il controllore dovrà essere indipendente rispetto al beneficiario per agire con imparzialità nella propria attività di revisione.
Il controllo di primo livello spesso riguarda il 100% delle spese rendicontante, ma oggi in molti progetti europei, tra cui recentemente gli Interreg, è previsto il campionamento delle spese da verificare sulla base di criteri che definiscono la rappresentatività rispetto al presunto livello di rischio che riguarda la singola categoria di spesa. Sia nei controlli al 100% che per quelli sulla bas...
