L’audit dei progetti finanziati
Gli audit dei progetti non sono sempre previsti dai regolamenti dei programmi che li finanziano. Infatti, solo per alcune tipologie di programmi o per certe soglie di budget è necessario che il beneficiario sottoponga ad una revisione il rendiconto delle spese sostenute. In questi casi l’attività di audit è anche denominata controllo di primo livello, al quale potranno seguire ulteriori eventuali controlli da parte delle autorità preposte in base alla derivazione dei finanziamenti di progetto.
Nei casi in cui sia dunque previsto il controllo di primo livello spetterà al beneficiario selezionare il revisore iscritto al registro dei revisori legali presso il Ministero dell'economia e delle finanze. Va innanzitutto precisato che il revisore dovrà essere un soggetto indipendente rispetto al beneficiario e pertanto tra le 2 parti non dovranno intercorrere rapporti di altro tipo. La selezione del revisore dovrà innanzitutto considerare l’esperienza in materia di controllo di progetti finanziati, in quanto la conoscenza delle dinamiche e soprattutto dei regolamenti che afferiscono ai progetti finanziati è fondamentale per realizzare l’attività di revisione delle spese riportate a rendiconto. Spesso la selezione prende in considerazione soprattutto la variabile prezzo in quanto viene appunto basata sul miglior prezzo. Se da un lato è vero che la selezione basata sul miglior prezzo faciliti il criterio di scelta, dall’altro risulterà rischioso affidare l’attività di revisione a chi abbia offerto un prezzo esageratamente basso, anche al di sotto dell’equo compenso dalla legge 49/2023. Sarà opportuno effettuare una scelta in virtù delle esperienze del revisore e dell’approccio metodologico alla revisione.
L’approccio metodologico da parte del revisore chiamato a effettuare il controllo di primo livello dovrà essere quello più esteso possibile e pertanto, seppure prevista la possibilità del campionamento delle spese da controllare per singola tipologia di costo, sarà opportuno che tale campionamento sia il più ampio possibile. In questo modo potrà essere assicurata al soggetto beneficiario una maggior tranquillità che le spese ammesse siano state controllate e validate e dunque possano essere serenamente archiviate per eventuali controlli di secondo livello.
La durata dell’attività di audit da parte del revisore incaricato sarà in funzione dei volumi di spesa da verificare e pertanto è consigliabile valutare con attenzione i tempi rispetto alle scadenze di consegna previste dal contratto di sovvenzione. In alcuni programmi, come ad esempio gli Interreg, ma anche nei bandi a cascata del PNRR, sono previsti i controlli per ciascun periodo rendicontativo. In altri, come ad esempio nei programmi diretti Horizon Europe, LIFE, Creative Europe, il controllo di primo livello è previsto alla fine e riguarderà tutti i periodi del progetto.
L’attività di audit si completa con l’emissione di un certificato da parte del revisore in cui viene riportato l’importo della spesa rendicontata ritenuta ammissibile. Sempre nel certificato vengono riportate le spese non ritenute ammissibili al contributo previsto e vengono evidenziate le ragioni per le quali tali spese non sono state validate. Potranno anche essere evidenziate eventuali difformità dalle regole che caratterizzano alcune spese rendicontate che però non hanno comportato un’ineleggibilità. Le forme dei certificati variano in funzione dei programmi di finanziamento, alcuni di questi vengono prodotti all’interno delle stesse piattaforme utilizzate per la rendicontazione delle spese da parte dei beneficiari. Oltre alla certificazione molti programmi prevedono delle check list per i revisori la cui compilazione è finalizzata a far verificare che siano state rispettate tutte le regole generali e specifiche previste dal programma di finanziamento. Sarebbe sempre opportuno da parte di un beneficiario analizzare che cosa queste check list prevedano in modo da impostare l’attività di gestione finanziaria in maniera adeguata a quanto poi verrà verificato in sede di controllo di primo livello.
Anche se non previsto dal programma di finanziamento, in alcuni casi è utile prevedere un audit volontaria per assicurare che i costi rendicontati siano realmente eleggibili. Questa esigenza la si ha in particolare quando si è in un partenariato di progetto e in cui il capofila – lead partner - detiene la responsabilità di quanto rendicontato da tutti i singoli partner. Ciò in particolare per evitare che in una fase di controllo successiva, controllo di secondo livello, emergano delle irregolarità che comportino il disconoscimento di una parte di contributo e quindi la restituzione da parte del capofila che si dovrà rivalere, non sempre facilmente, nei confronti del partner che ha commesso l’irregolarità emersa.
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