Nella gestione dei progetti finanziati è fondamentale definire una metodologia di archiviazione di tutta la documentazione, sia tecnica che finanziaria, in maniera tale di essere in grado, anche a distanza di alcuni anni di rinvenire quanto eventualmente richiesto.

Infatti, la maggior parte dei progetti, in particolare quelli finanziati dalla Commissione Europea, i controlli sulla documentazione possono avvenire entro i 5 anni dalla conclusione del progetto. In altri casi è persino previsto che la documentazione vada conservata per eventuali controlli fino a 10 anni dalla conclusione del progetto.

Pertanto, fin dall’avvio del progetto è necessario definire una modalità di archiviazione di tutta la documentazione in modo da essere in grado, anche a distanza di anni, di recuperare lo specifico documento richiesto.

Va detto che oggi la maggior parte degli archivi documentali hanno natura digitale e solo pochi obbligano ad un’archiviazione fisica. Purtroppo, a causa del non ancora pieno...

La rendicontazione delle spese di progetti finanziati dal PNRR prevede delle procedure che in alcuni casi si differenziano in relazione alle diverse Misure su cui ricadono in funzione sia degli strumenti adottati, sia della documentazione dichiarativa richiesta. Tutte le spese devono confluire nella piattaforma ReGiS del MEF, ma spesso ciò avviene attraverso piattaforme intermedie come FUTURA e AT WORK.

In generale, le spese devono essere giustificate da:

• giustificativi di impegno (lettere di incarico, ordini di servizio) con chiara indicazione della connessione con il progetto;
• giustificativi di spesa (fatture, ricevute) che descrivano la prestazione e facciano riferimento al giustificativo di impegno e al progetto;
• giustificativi di pagamento (ricevute di bonifico, mandati quietanzati) che confermino l’effettivo pagamento entro i termini di eleggibilità. Nella maggior parte dei casi è necessario operare con un conto dedicato al singolo progetto. I pagamenti, infatti, devono ess
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I progetti finanziati da fondi pubblici prevedono, salvo rare eccezioni, l’assenza del doppio finanziamento. Questo in quanto un contributo pubblico non può generare un profitto e pertanto la percentuale di copertura non può essere al di sopra del 100%.

Da qui deriva che nei programmi comunitari che finanziano progetti sia esplicitamente prevista l’assenza del doppio finanziamento, pena il disconoscimento della spesa rendicontata.

Uno dei problemi consiste nella modalità di dimostrazione dell’insussistenza del doppio finanziamento laddove vengano gestiti più progetti soggetti a contribuzione pubblica. In questi casi è evidente che a seconda della tipologia di spesa vi debba essere una tracciabilità dell’esecuzione della spesa in riferimento al progetto fin dalla sua origine, ad esempio con la richiesta di preventivi o mediante ordini di servizio, per arrivare al completamento del processo mediante il pagamento.

Un elemento utile a dimostrare l’assenza del doppio finanziamento è il C...

Uno dei principi generali che regolano i finanziamenti pubblici è determinato dal divieto di doppio finanziamento sulla stessa spesa. Questo principio si muove di pari passo con il divieto di realizzare del lucro attraverso finanziamenti pubblici derivanti dalla copertura totale o parziale di spese.

Infatti, laddove ci trovassimo ad utilizzare una stessa spesa su più rendicontazioni che prevedano il riconoscimento di un contributo, nel caso di copertura parziale, il rischio di infrangere i suddetti principi è potenziale. Il rischio diventa certo nel caso di copertura totale

Il 100% di una spesa può essere parzialmente coperto da un contributo, ad esempio nella percentuale del 30%. In tal caso il restante 70% può essere o coperto dall’autofinanziamento con risorse proprie del beneficiario, o mediante un’ulteriore copertura da parte di un altro sovventore nella misura massima del 70%. Se infatti si superasse il 70%, ad esempio con un 80%, ci si troverebbe ad infrangere sia il principio...

Una delle innovazioni introdotte da Horizon Europe riguarda l'adozione del finanziamento a lump sum in alcune linee del programma dedicate al sostegno dei progetti di ricerca, in sostituzione del tradizionale finanziamento a costi reali. Questa scelta è motivata dall'intento di semplificare la gestione amministrativa e di focalizzare l'attenzione sui risultati effettivamente conseguiti.

Attraverso l’applicazione della lump sum viene di fatto eliminata la rendicontazione a costi reali, facilitando l'accesso al programma, specialmente per le piccole organizzazioni e i nuovi partecipanti, che potrebbero non avere l'esperienza necessaria per gestire le complesse regole sui costi effettivi.

Sono disponibili due opzioni per definire le sovvenzioni a lump sum:

1. l’importo è stabilito dalla Commissione nel bando e il budget deve corrispondere a tale importo. Le proposte devono descrivere gli sforzi e le risorse che i candidati intendono mobilitare per raggiungere questo importo. I candidati
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L’ammissibilità delle spese finanziate dal PNRR è definita innanzi tutto dall’inerenza delle stesse agli obiettivi previsti per gli interventi e dal rispetto dei vincoli definiti dalla Missione, Componente e Investimento PNRR di riferimento, nonché dagli Avvisi pubblici correlati. Le spese devono essere sostenute conformemente alla normativa comunitaria e nazionale vigente, in linea con il Decreto del Presidente della Repubblica 5 febbraio 2018, n. 22, che stabilisce i criteri sull'ammissibilità delle spese per i programmi cofinanziati dai Fondi strutturali e di investimento europei (SIE) per il periodo di programmazione 2014/2020.

Per ogni spesa sostenuta, è necessario rispettare i seguenti requisiti:

1. La spesa deve essere documentata con fatture quietanzate o documenti contabili equivalenti, che devono indicare nella causale di pagamento i dettagli del titolo di spesa a cui si riferisce.
2. La spesa deve derivare da atti legalmente vincolanti, come contratti, convenzioni, lettere di
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