La rendicontazione delle spese di viaggio

Le spese di viaggio costituiscono in molti progetti una componente di costo eleggibile a determinate condizioni, soprattutto in riferimento al progetto che viene realizzato.

La categoria delle spese di viaggio nella maggior parte dei progetti si riferisce esclusivamente al personale dipendente che intraprende degli spostamenti per realizzare delle attività afferenti al progetto finanziato. Sono pertanto da tale categoria di costo escluse le spese di viaggio sostenute da parte di soggetti che non sono dipendenti del beneficiario, ma che sono parti terze come, ad esempio, i consulenti o i fornitori di servizi nell'ambito del progetto.

Va innanzitutto detto che una buona parte dei programmi di finanziamento attuali adotta delle semplificazioni per la rendicontazione dei costi riferiti ai viaggi di progetto. Infatti, molti programmi, in particolare quelli CTE, adottano nell'ambito dei costi semplificati, una percentuale, che può variare dal 6% al 22%, applicata alle spese di personale, per determinare il costo ammissibile relativo alle spese di viaggio. L'applicazione di tale percentuale non prevede la rendicontazione a costi reali e pertanto non rileva specificatamente i costi sostenuti dal beneficiario per realizzare le spese di viaggio relative al progetto. Va però detto che il soggetto beneficiario, però avvalersi del riconoscimento del valore percentuale delle spese di viaggio, in questi casi deve dimostrare di aver comunque realizzato almeno un viaggio, anche attraverso un semplice giustificativo di spesa, durante il periodo di implementazione progettuale.

I casi in cui invece il programma di sovvenzione preveda che le spese di viaggio debbano essere rendicontati a costi reali, sarà importante procedere secondo le regole specifiche del programma e nel rispetto delle policy per i viaggi eventuali del beneficiario. Al fine della giustificazione delle spese sarà necessario mettere in atto passaggi procedurali che documentino il processo attraverso il quale è stato compiuto il viaggio e dunque la spesa.

In primo luogo, va effettuata l'autorizzazione al viaggio da parte del soggetto responsabile del progetto o di ruolo nei confronti del dipendente che deve svolgere l'attività di progetto che presuppone uno spostamento. L'autorizzazione al viaggio deve dunque prevedere: la motivazione al viaggio nell’ambito del progetto, il periodo intercorrente per lo svolgimento del viaggio, eventuali autorizzazioni per utilizzarne mezzi propri o taxi per gli spostamenti.

La nota spese determina in dettaglio tutti i costi sostenuti nell'ambito del viaggio attraverso i giustificativi di spesa che servono a dimostrare quanto speso. Tra le spese è importante che non siano ricompresi costi estranei al progetto oppure non ammissibili in base alle regole del programma, come ad esempio gli acquisti di alcolici, oppure di omaggi. Il valore della nota spese per essere rendicontabile dovrà essere accompagnato dalla prova di pagamento sostenuto da parte del soggetto beneficiario nei confronti del dipendente che ha viaggiato attraverso bonifico specifico dell’importo, oppure mediante pagamento della busta paga nell'ambito della quale è presente il valore della nota spese. Va precisato infatti che non è sufficiente il pagamento della spesa da parte del soggetto che ha viaggiato, bensì è necessario dimostrare che il soggetto beneficiario del progetto abbia effettivamente sostenuto la spesa o mediante pagamento diretto della stessa, o attraverso il rimborso al dipendente di quanto da questi anticipato.

Un altro aspetto fondamentale che determina l'eleggibilità della spesa di viaggio riguarda l'evidenza attraverso delle prove documentali del fatto che il viaggio sia stato realizzato ed abbia riguardato attività progettuali. In tale ambito si hanno ad esempio i fogli firma a dimostrazione della partecipazione ai meeting di progetto, oppure le carte d'imbarco, o anche verbali che riportino l'attestazione della presenza di chi ha effettuato il viaggio in un determinato momento e luogo relativamente ad una finalità progettuale.

Un ultimo elemento importante da considerare è che, laddove il personale che viaggia rendiconti il proprio costo attraverso la dimostrazione delle ore o delle giornate dedicate al progetto, le stesse ore o giornate devono corrispondere a quelle del viaggio per il quale è stato rendicontato il costo. Accade infatti spesso che le giornate del viaggio non trovino giustificazione nei timesheet di progetto e pertanto determinino l’ineleggibilità della spesa.