L’archiviazione dei documenti di progetto
Nella gestione dei progetti finanziati è fondamentale definire una metodologia di archiviazione di tutta la documentazione, sia tecnica che finanziaria, in maniera tale di essere in grado, anche a distanza di alcuni anni di rinvenire quanto eventualmente richiesto.
Infatti, la maggior parte dei progetti, in particolare quelli finanziati dalla Commissione Europea, i controlli sulla documentazione possono avvenire entro i 5 anni dalla conclusione del progetto. In altri casi è persino previsto che la documentazione vada conservata per eventuali controlli fino a 10 anni dalla conclusione del progetto.
Pertanto, fin dall’avvio del progetto è necessario definire una modalità di archiviazione di tutta la documentazione in modo da essere in grado, anche a distanza di anni, di recuperare lo specifico documento richiesto.
Va detto che oggi la maggior parte degli archivi documentali hanno natura digitale e solo pochi obbligano ad un’archiviazione fisica. Purtroppo, a causa del non ancora pieno...
L’importanza degli strumenti di lavoro nella gestione dei progetti
Realizzare un progetto implica la necessità di doversi attrezzare adeguatamente per assolvere a quanto previsto dalle norme e dai regolamenti emanati dagli enti finanziatori. Infatti, sulla base di quanto richiesto per dimostrare la correttezza dell’esecuzione delle spese rendicontate è fondamentale disporre di strumenti idonei a documentare ogni specifica situazione intercorsa.
Ciò è ancora più importante in un’era in cui tutto diventa digitalizzato e dove l’identificazione del momento in cui si è realizzato un determinato fatto è tracciato dal digitale, nello specifico dalle firme elettroniche, dalle PEC e dalle e-mail. Pertanto, risulta fondamentale agire in anticipo prevedendo tutti gli atti necessari a far sì che il progetto e in particolare la realizzazione delle spese che ad esso afferiscono, avvengano correttamente con tutti gli atti formali previsti e prodromici alle spese.
Un grande aiuto, dunque, deriva dalla disponibilità di alcuni strumenti utilia dimostrare e a doc
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