L’importanza degli strumenti di lavoro nella gestione dei progetti

Realizzare un progetto implica la necessità di doversi attrezzare adeguatamente per assolvere a quanto previsto dalle norme e dai regolamenti emanati dagli enti finanziatori. Infatti, sulla base di quanto richiesto per dimostrare la correttezza dell’esecuzione delle spese rendicontate è fondamentale disporre di strumenti idonei a documentare ogni specifica situazione intercorsa.

Ciò è ancora più importante in un’era in cui tutto diventa digitalizzato e dove l’identificazione del momento in cui si è realizzato un determinato fatto è tracciato dal digitale, nello specifico dalle firme elettroniche, dalle PEC e dalle e-mail. Pertanto, risulta fondamentale agire in anticipo prevedendo tutti gli atti necessari a far sì che il progetto e in particolare la realizzazione delle spese che ad esso afferiscono, avvengano correttamente con tutti gli atti formali previsti e prodromici alle spese.

Un grande aiuto, dunque, deriva dalla disponibilità di alcuni strumenti utilia dimostrare e a documentare tutti gli atti a sostegno delle spese di progetto riportate a rendiconto. Questi strumenti servono dunque a generare dei documenti che anche a distanza di tempo serviranno a documentare e quindi a giustificare l’esecuzione delle spese di progetto.

A tale proposito si pensi agli incarichi, agli ordini di servizio, agli ordini, ai timesheet, ai report sulle attività svolte, ecc. Sono tutti documenti che secondo molti regolamenti di finanziamento sono necessari per attestare l’eleggibilità di una spesa nell’ambito di un progetto. Sarà dunque opportuno dotarsi di modelli – template - che abbiano tutte le caratteristiche idonee all’attestazione prevista. Infatti, oltre a provvedere a tale documentazione di supporto alla spesa sarà necessario che questa sia adeguata allo scopo ed abbia tutti gli elementi caratterizzanti lo scopo che il singolo documento deve fornire. La mancanza di un elemento quale ad esempio l’indicazione dell’oggetto dell’incarico, la non suddivisione nelle diverse componenti – WP – in un timesheet, la mancanza in un ordine del riferimento al progetto e al codice che lo caratterizza, sono tutte situazioni che possono inficiare sulla validità della spesa e quindi del contributo previsto sulla medesima.

Alcune volte vi possono essere delle situazioni che rendono nullo il documento, come la mancanza di una firma o la mancanza della data di sottoscrizione. Per questo motivo è importante effettuare sempre un controllo preventivo alla sottomissione della documentazione in cui venga verificata la presenza delle firme e delle date di sottoscrizione corrispondenti. Particolare attenzione va posta alla data di sottoscrizione in quanto per taluni atti, come contratti, ordini di acquisto, ordini di servizio, questa deve essere antecedente all’operatività, per altri, come i timesheet, gli activity report, la data deve essere successiva alla conclusione di quanto realizzato.

Vi sono poi alcuni altri strumenti utili alla gestione finanziaria di un progetto in quanto permettono di programmare le spese, (cronoprogramma di spesa), di stabilire lo stato avanzamento della spesa verificandone gli scostamenti (monitoraggio finanziario) e infine, di calcolare l’eleggibilità della spesa riferita ai beni strumentali il cui utilizzo è da non intendersi esclusivamente per il progetto (diario d’uso e calcolo utilizzo).

Spesso questi strumenti sono già in uso da parte del soggetto beneficiario in quanto facenti parte degli adeguati assetti organizzativi, contabili e amministrativi di cui si è dotato. In altri casi invece il soggetto beneficiario risulta carente non tanto nella gestione contabile delle spese, ma su tutti i processi documentali che ogni spesa per essere correttamente affrontata deve avere a supporto. Pertanto, da parte di questi sarà utile dotarsi di template predefiniti che posseggano tutte le caratteristiche formali ad assicurare la legalità e la validità dei medesimi.

Rendicontazioneprogetti.it ha approntato un TOOL BOX che raccoglie tutti i principali strumenti utili ad una corretta ed efficace gestione dei progetti finanziati.