Il 23 maggio 2025 è entrato in vigore il Decreto del Presidente della Repubblica 10 marzo 2025, n. 66 attraverso il quale vengono ridefiniti e chiariti in modo sostanziale alcuni criteri di ammissibilità della spesa per i programmi cofinanziati dai fondi europei a gestione concorrente nel periodo di programmazione 2021-2027.

Rispetto al precedente DPR n. 22/2018 (che continuerà ad applicarsi solo per il ciclo 2014-2020), il nuovo DPR 66/2025 si pone come un punto di riferimento omogeneo e aggiornato per tutti i principali strumenti finanziari europei, in perfetta armonia con il Regolamento (UE) 2021/1060, che stabilisce le regole comuni per i fondi della politica di coesione.

Il nuovo regolamento interessa una vasta gamma di fondi strutturali e di investimento europei, cruciali per lo sviluppo e la coesione del nostro Paese. Parliamo di:

• Fondo Europeo di Sviluppo Regionale (FESR): per la crescita economica e la competitività regionale.
• Fondo Sociale Europeo Plus (FSE+): per l'occ
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Nei programmi di finanziamento dell'Unione Europea, le spese di personale, che normalmente rappresentano la gran parte dei budget di progetto, prevedono che la rendicontazione si riferisca al costo del personale dipendente calcolato attraverso diverse metodologie per quantificare l’impegno e dunque il valore del personale coinvolto nelle attività progettuali.

La maggior parte delle metodologie prevede che il costo del personale venga calcolato attraverso il rapporto tra il costo lordo annuale dei dipendenti coinvolti nel progetto diviso le ore o le giornate lavorabili in base al contratto di riferimento. Sono inoltre previste delle semplificazioni che prevedono, ad esempio come riferimento delle ore o delle giornate lavorabili nel corso di un anno un valore standard. Altra semplificazione viene data dall'identificazione di costi orari standard in relazione alle diverse categorie di personale coinvolto nel progetto. Infine, la semplificazione maggiore che riguarda i costi del personale...

Le spese di viaggio costituiscono in molti progetti una componente di costo eleggibile a determinate condizioni, soprattutto in riferimento al progetto che viene realizzato.

La categoria delle spese di viaggio nella maggior parte dei progetti si riferisce esclusivamente al personale dipendente che intraprende degli spostamenti per realizzare delle attività afferenti al progetto finanziato. Sono pertanto da tale categoria di costo escluse le spese di viaggio sostenute da parte di soggetti che non sono dipendenti del beneficiario, ma che sono parti terze come, ad esempio, i consulenti o i fornitori di servizi nell'ambito del progetto.

Va innanzitutto detto che una buona parte dei programmi di finanziamento attuali adotta delle semplificazioni per la rendicontazione dei costi riferiti ai viaggi di progetto. Infatti, molti programmi, in particolare quelli CTE, adottano nell'ambito dei costi semplificati, una percentuale, che può variare dal 6% al 22%, applicata alle spese di personale, p...

Molti programmi di finanziamento, europei e non, prevedono che la rendicontazione delle spese di progetto avvenga mediante delle piattaforme on-line. In molti casi si tratta delle stesse piattaforme nelle quali viene caricata la domanda di progetto e il budget in fase di presentazione.

Il corretto utilizzo delle piattaforme è dunque fondamentale per realizzare la rendicontazione di progetto e per questo motivo si rende necessario verificare il funzionamento della piattaforma prescelta dal soggetto sovventore attraverso anche la lettura del manuale di funzionamento.

Esistono dunque diverse piattaforme per la rendicontazione dei progetti, spesso molto diverse tra loro, con possibilità o meno di caricamento dei giustificativi di spesa. Vi sono poi casi in cui la stessa piattaforma funzioni in maniera diversa in funzione di quanto previsto dall’autorità di gestione del programma di finanziamento.

Le piattaforme, ai fini rendicontativi, hanno l’obiettivo di accertare l’ammontare della sp...

I progetti finanziati, in molti casi, prevedono sia un controllo di primo livello che avviene a conclusione del progetto e che è finalizzato ad attestare da parte di un revisore legale l’eleggibilità delle spese rendicontate, sia un controllo, spesso eventuale, denominato di secondo livello che è finalizzato ad approfondire l’eleggibilità di tutte o parte delle spese di progetto.

I contratti di sovvenzione, infatti, prevedono che per un periodo di un certo numero di anni che può variare da 5 a 10, possa essere effettuato un controllo delle spese sostenute. Pertanto, il beneficiario sarà tenuto a conservare tutta la documentazione a giustificazione delle spese di progetto proprio per assolvere, nei casi di controllo a posteriori, alle richieste di dimostrazione degli importi rendicontati.

I controlli di secondo livello possono essere effettuati sia da parte dell’autorità che gestisce il programma di finanziamento, ma anche da parte di altre autorità come, nei casi di progetti europei,...

Nella gestione dei progetti finanziati è fondamentale definire una metodologia di archiviazione di tutta la documentazione, sia tecnica che finanziaria, in maniera tale di essere in grado, anche a distanza di alcuni anni di rinvenire quanto eventualmente richiesto.

Infatti, la maggior parte dei progetti, in particolare quelli finanziati dalla Commissione Europea, i controlli sulla documentazione possono avvenire entro i 5 anni dalla conclusione del progetto. In altri casi è persino previsto che la documentazione vada conservata per eventuali controlli fino a 10 anni dalla conclusione del progetto.

Pertanto, fin dall’avvio del progetto è necessario definire una modalità di archiviazione di tutta la documentazione in modo da essere in grado, anche a distanza di anni, di recuperare lo specifico documento richiesto.

Va detto che oggi la maggior parte degli archivi documentali hanno natura digitale e solo pochi obbligano ad un’archiviazione fisica. Purtroppo, a causa del non ancora pieno...