I principali errori da evitare nelle rendicontazioni
Jun 24, 2025
L’attività di rendicontazione prevede la necessità di operare con attenzione e precisione, basandosi su elementi documentali in grado di suffragare quanto riportato.
Nei controlli si rilevano spesso errori dello stesso tipo che riguardano le principali categorie di spesa attraverso le quali il rendiconto è suddiviso.
Iniziamo dunque con i costi del personale dove i principali errori riguardano la non corretta applicazione del metodo di calcolo prevista dal programma di sovvenzione. Va infatti detto che esistono diverse modalità di calcolo del costo del personale impegnato in un progetto finanziato e che tali modalità talvolta differiscono tra un programma e l’altro. Pertanto, è necessario verificare esattamente quali siano le modalità previste dal regolamento di sovvenzione e applicarlo in maniera puntuale attraverso una rappresentazione utile a comprenderne tutte le componenti ai controllori di primo e di secondo livello. Altri errori presenti nei costi di personale riguardano i timesheet in cui spesso il conteggio delle ore è sbagliato, ma soprattutto dove talvolta manca la corrispondenza tra le presenze rilevate ufficialmente nel LUL (Libro Unico del Lavoro) e le ore / giornate riportate nel timesheet. Sempre relativamente ai timesheet, altri errori riguardano la mancanza della data o della firma che devono essere presenti sia da parte dell’incaricato sul progetto, sia da parte del responsabile del progetto (project manager). Si ravvisano inoltre errori negli ordini di servizio relativamente alla data talvolta successiva a quello dell’inizio delle attività riscontrate nei timesheet.
Per quanto riguarda le spese di viaggio gli errori più comuni riguardano la mancanza di elementi documentali che giustifichino il viaggio in relazione al progetto. Infatti, per tutti i viaggi è necessario raccogliere elementi probatori della presenza e della motivazione del viaggio rispetto a quanto previsto nelle attività di progetto. Un esempio è quello del foglio firme che deve essere previsto in tutti i meeting che riguardano il progetto e che deve essere sottoscritto da parte di ciascun partecipante in ciascuno dei giorni previsti dal programma dell’evento. Altri errori che vengono rilevati nei controlli riguardano le spese che non trovano giustificazione sia per le previsioni del regolamento del programma di sovvenzione, sia per i principi più generali di eleggibilità della spesa. Tra questi si rilevano spese per vitto e alloggio che riguardano non solo la persona impegnata sul progetto, spese per alcolici, non ritenute ammissibili dalla maggior parte dei programmi europei, spese di taxi non autorizzate e comunque in condizioni in cui vi siano mezzi alternativi meno onerosi. Infine, una criticità spesso riscontrata per le spese di viaggio riguarda la mancata correlazione tra le date del viaggio e l’attività riportata nel timesheet che ovviamente dovrebbe riguardare il progetto.
In merito alle spese per acquisto di beni gli errori più comuni riguardano la tracciabilità della spesa fin dall’emissione dell’ordine attraverso il quale risulta evidente se l’acquisto sia stato effettuato appositamente per il progetto o, se invece, sia riconducibile ad un acquisto ricorrente. Altro elemento su cui possono emergere delle criticità in fase di controllo riguardano i DDT, ossia l’attestazione della consegna della merce che potrebbe essere avvenuta al di fuori del periodo progettuale o in un luogo non coerente con lo svolgimento dell’attività.
Relativamente ai servizi gli errori spesso riguardano le procedure di selezione del fornitore, soprattutto laddove il regolamento del programma di sovvenzione determini delle soglie minime per cui si richiede la selezione tra più operatori in grado di espletare il servizio necessario al progetto. L’inosservanza della procedura prevista può determinare l’ineleggibilità della spesa o un parziale riconoscimento della stessa. Sempre nell’ambito delle prestazioni di servizi si verifica che talvolta mancano le relazioni di avvenuto svolgimento o l’attestazione dell’avvenuto collaudo e quindi della regolarità dello stesso in base al contratto. A tale proposito per i servizi è sempre bene porre molta attenzione al contenuto contrattuale nel quale vengono definite le attività da realizzare, le tempistiche e le modalità di pagamento. Accade nei controlli di ravvisare il mancato rispetto di alcune di queste condizioni e nei casi più eclatanti di ritrovare dei contratti privi della data o della firma.
In merito alle spese per beni strumentali gli errori più comuni sono riconducibili alla rendicontazione di beni che non sono specificatamente utilizzati per il progetto ma che vengono integralmente rendicontati sullo stesso. Altro errore ricorrente è quello di rilevare nel registro dei cespiti ammortizzabili un periodo di ammortamento più lungo di quello su cui si è realizzato il calcolo per determinare la quota parte da destinare al progetto. Infine, spesso per i beni utilizzati parzialmente sul progetto non viene tenuto un diario d’uso utile ad identificare quota parte rendicontabile.
Esistono poi errori in via generale come la mancanza del CUP nelle fatture e nei pagamenti, quello della valuta del pagamento al di fuori del periodo progettuale e quello dell’eccedenza della spesa rispetto al budget al di sopra delle soglie previste dal regolamento del programma di sovvenzione.
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