L’archiviazione dei documenti di progetto
Nella gestione dei progetti finanziati è fondamentale definire una metodologia di archiviazione di tutta la documentazione, sia tecnica che finanziaria, in maniera tale di essere in grado, anche a distanza di alcuni anni di rinvenire quanto eventualmente richiesto.
Infatti, la maggior parte dei progetti, in particolare quelli finanziati dalla Commissione Europea, i controlli sulla documentazione possono avvenire entro i 5 anni dalla conclusione del progetto. In altri casi è persino previsto che la documentazione vada conservata per eventuali controlli fino a 10 anni dalla conclusione del progetto.
Pertanto, fin dall’avvio del progetto è necessario definire una modalità di archiviazione di tutta la documentazione in modo da essere in grado, anche a distanza di anni, di recuperare lo specifico documento richiesto.
Va detto che oggi la maggior parte degli archivi documentali hanno natura digitale e solo pochi obbligano ad un’archiviazione fisica. Purtroppo, a causa del non ancora pieno passaggio al digitale, si è costretti ad avere, anche se in misura limitata, un archivio fisico della documentazione con validità nella forma di documento cartaceo. A titolo d’esempio si pensi ai timesheet compilati e sottoscritti con firma autografa, ai fogli presenza ad eventi del progetto sottoscritti anch’essi in forma autografa. È certamente opportuno effettuare le scansioni di tale documentazione, ma va considerato che in caso di richiesta del documento originale sia necessario produrre il documento fisico.
Una prima distinzione va effettuata tra l’archiviazione che riguarda la documentazione riferita alla parte tecnica del progetto rispetto a quella riguardante la parte finanziaria. Per la parte tecnica ciò che viene normalmente richiesto è di conservare gli output di progetto, ossia tutto ciò che nel progetto era previsto di realizzare per raggiungere l’obiettivo. Spesso questi output vengono già richiesti in accompagnamento della relazione tecnica finale, ma in alcuni casi è necessario conservare comunque tutta la documentazione in originale, tra cui ad esempio poster, dépliant, pubblicazioni varie, ma anche prototipi.
L’archiviazione della documentazione finanziaria è cruciale in quanto nei controlli di secondo livello è quella su cui si fonda la verifica per appurare l’eleggibilità della spesa e di conseguenza dei contributi erogati. Infatti, proprio in relazione al fatto che i controlli di secondo livello si basano sul sorteggio di alcune spese da sottoporre a verifica, la necessità di rinvenire facilmente e in maniera completa quanto richiesto risulta essenziale per non rischiare di vedersi recuperare il contributo erogato. Va considerato che per dimostrare l’eleggibilità di una spesa è necessario rinvenire tutta la documentazione che la giustifica e non solo il documento di spesa. Pertanto, oltre a fatture e cedolini, a seconda della categoria di spesa, sarà necessario produrre anche la documentazione afferente come ad esempio i contratti, le procedure di selezione, gli ordini, i pagamenti, gli ordini di servizio, i timesheet, ecc..
L’organizzazione, dunque, dell’archiviazione elettronica della documentazione finanziaria di progetto deve avvenire in relazione al rendiconto di spesa, creando una struttura ad albero di cartelle riconducibile alle diverse categorie di spesa previste dal programma di finanziamento. All’interno di ciascuna categoria di spesa sarà opportuno identificare la cartella di ogni singola spesa al cui interno verrà salvata tutta la documentazione che ne giustifica l’eleggibilità. Per entrare nello specifico, le spese di personale vedranno una cartella per ciascuna risorsa che ha preso parte al progetto, al cui interno verranno salvate le buste paga, gli ordini di servizio, i timesheet o activity report, i pagamenti. Per le spese di acquisto di materiali o di servizi, potrà essere nominata la singola cartella o con il nome del fornitore, o con la tipologia di spesa specifica. Anche qui all’interno della cartella, a dimostrazione dell’eleggibilità della singola spesa, dovrà essere archiviata tutta la documentazione di supporto (procedura di selezione, contratto - ordine, fattura, collaudo, pagamento).
Ciò che risulta essenziale per rinvenire la documentazione elettronica archiviata è una specifica riconduzione alla struttura del rendiconto di progetto. Nei casi in cui il rendiconto sia strutturato in punti e sottopunti per singole categorie di spesa, è consigliabile riportare i riferimenti dei punti e sottopunti nelle specifiche cartelle riconducibili alle singole spese. Diversamente, nei casi non vi sia un dettaglio nel rendiconto, ci si rifarà semplicemente alle categorie di spesa previste.
Molti progetti sono suddivisi in periodi intermedi per i quali è prevista la rendicontazione. In questi casi sarà opportuno organizzare le cartelle della documentazione suddividendo a livello principale i singoli periodi di rendicontazione, con all’interno di ciascuno le cartelle riferite alle specifiche categorie di spesa e le sottocartelle delle singole spese.
