Le piattaforme per la rendicontazione

Molti programmi di finanziamento, europei e non, prevedono che la rendicontazione delle spese di progetto avvenga mediante delle piattaforme on-line. In molti casi si tratta delle stesse piattaforme nelle quali viene caricata la domanda di progetto e il budget in fase di presentazione.

Il corretto utilizzo delle piattaforme è dunque fondamentale per realizzare la rendicontazione di progetto e per questo motivo si rende necessario verificare il funzionamento della piattaforma prescelta dal soggetto sovventore attraverso anche la lettura del manuale di funzionamento.

Esistono dunque diverse piattaforme per la rendicontazione dei progetti, spesso molto diverse tra loro, con possibilità o meno di caricamento dei giustificativi di spesa. Vi sono poi casi in cui la stessa piattaforma funzioni in maniera diversa in funzione di quanto previsto dall’autorità di gestione del programma di finanziamento.

Le piattaforme, ai fini rendicontativi, hanno l’obiettivo di accertare l’ammontare della spesa di progetto in riferimento all’intero periodo progettuale, oppure dei singoli periodi intermedi da parte di ciascun beneficiario. Pertanto, ciascun beneficiario dovrà possedere le credenziali di accesso alla piattaforma che lo possano identificare attribuendogli ciò che viene caricato come valori e eventualmente come documentazione giustificativa.

Alcune delle principali piattaforme utilizzate nell’ambito di programmi europei sono:

1. Funding & Tenders Portal (ex Participant Portal): questo è il principale portale della Commissione Europea per i programmi di finanziamento diretto dell'UE, come Horizon Europe, Erasmus+ e molti altri. Fornisce strumenti per la presentazione di proposte, la gestione dei progetti e la comunicazione tra i beneficiari e la Commissione Europea.
2. JEMS (Joint Electronic Monitoring System): utilizzato nei programmi di cooperazione territoriale europea (Interreg), JEMS aiuta a gestire la documentazione del progetto, il monitoraggio delle performance e la comunicazione tra i diversi partner di progetto.
3. Synergie: è utilizzato in alcuni paesi membri per la gestione e il monitoraggio di alcuni progetti di cooperazione territoriale come Italia – Francia Marittimo e ALCOTRA.
4. SFC (System for Fund management in the European Community): utilizzato per il monitoraggio e la gestione dei fondi strutturali e di coesione dell'UE. SFC facilita la comunicazione e le operazioni tra la Commissione Europea e le autorità nazionali.
5. EMFF Portal: utilizzato per la gestione del Fondo Europeo per gli Affari Marittimi e la Pesca, fornendo accesso ai dati del progetto e strumenti di rendicontazione.

 A livello nazionale invece si hanno diverse piattaforme la più importante delle quali è la piattaforma REGIS per la gestione e il monitoraggio dei progetti finanziati con i fondi strutturali europei, come il FESR (Fondo Europeo di Sviluppo Regionale) e il FSE (Fondo Sociale Europeo). La piattaforma REGIS è gestita dall'Agenzia per la Coesione Territoriale, un ente pubblico italiano che svolge un ruolo cruciale nella pianificazione e nell'attuazione delle politiche di coesione finanziate tramite i fondi strutturali e di investimento europei. La piattaforma REGIS ha inoltre il ruolo fondamentale di monitorare l’avanzamento della spesa del PNRR avvalendosi a sua volta di altre piattaforme come ad esempio FUTURA e AT WORK. Tra le altre piattaforme relative a finanziamenti nazionali si ha SIGeF (Sistema di Gestione Fondi) utilizzata dal Ministero dell'Interno italiano per la gestione del programma FAMI.

Anche le autorità intermedie dei fondi strutturali a livello regionale operano con proprie piattaforme su cui è previsto il caricamento dei file corrispondenti ai giustificativi delle spese secondo una classificazione e una denominazione predefinita.

L’utilizzo delle piattaforme è dunque imprescindibile per la maggior parte dei progetti e ciò comporta un’attenta analisi preventiva del funzionamento. Normalmente tutte le piattaforme consentono di operare in libertà e di rendere definitivo e quindi non più modificabile il contenuto solamente a seguito di una conferma di sottomissione del rendiconto di spesa – submission -. Nei casi in cui ci si accorga di dover modificare il contenuto successivamente alla submission, in molti casi le piattaforme prevedono che lo sblocco possa avvenire o da parte dell’autorità di gestione oppure dal revisore incaricato all’audit di progetto.

La sottomissione nel portale, effettuata mediante credenziali di accesso, costituisce l’atto formale con cui il beneficiario sottoscrive il proprio rendiconto di spesa.