I controlli di secondo livello

I progetti finanziati, in molti casi, prevedono sia un controllo di primo livello che avviene a conclusione del progetto e che è finalizzato ad attestare da parte di un revisore legale l’eleggibilità delle spese rendicontate, sia un controllo, spesso eventuale, denominato di secondo livello che è finalizzato ad approfondire l’eleggibilità di tutte o parte delle spese di progetto.

I contratti di sovvenzione, infatti, prevedono che per un periodo di un certo numero di anni che può variare da 5 a 10, possa essere effettuato un controllo delle spese sostenute. Pertanto, il beneficiario sarà tenuto a conservare tutta la documentazione a giustificazione delle spese di progetto proprio per assolvere, nei casi di controllo a posteriori, alle richieste di dimostrazione degli importi rendicontati.

I controlli di secondo livello possono essere effettuati sia da parte dell’autorità che gestisce il programma di finanziamento, ma anche da parte di altre autorità come, nei casi di progetti europei, la Commissione Europea, l’OLAF, o enti e società incaricati. È dunque possibile che un controllo di secondo livello possa avvenire da più soggetti diversi e pertanto, nel caso in cui si sia già verificato un controllo di secondo livello, non è detto che se ne possa subire un altro da parte di un altro soggetto competente. Ciò determina la necessità da parte del soggetto beneficiario di archiviare tutta la documentazione in maniera tale da essere facilmente recuperabile e di mantenerla per tutto il periodo previsto dal contratto di sovvenzione. Nei casi in cui il contratto di sovvenzione non determini un termine, è raccomandabile che la conservazione avvenga per almeno 10 anni.

Le procedure attraverso le quali avvengono i controlli di secondo livello possono variare ma in linea generale si basano esclusivamente sulla documentazione attestante la spesa rendicontata. Pertanto, il soggetto controllore invia una richiesta scritta al beneficiario in cui vengono individuate le spese rendicontate su cui intende operare la verifica dell’eleggibilità e invita a raccogliere la documentazione giustificativa. Per questo viene dato un termine entro cui poter provvedere e in alcuni casi viene fissato un appuntamento presso la sede del beneficiario in cui avverrà la verifica. Al termine della verifica, i controlli di secondo livello prevedono la stesura di un verbale in cui vengono indicate nell’eventualità le spese che non sono ritenute eleggibili e che quindi determinano un recupero del contributo erogato. In molti casi viene lasciato spazio nel verbale affinché il beneficiario possa apportare le proprie controdeduzioni a quanto sollevato dal controllore di secondo livello come vizio di eleggibilità. Spetterà infine all’ente sovventore, una volta ricevuto il verbale da parte del controllo di secondo livello, procedere con le azioni di recupero del contributo afferente alla spesa ritenuta non eleggibile. Nei casi in cui il soggetto beneficiario voglia opporsi all’azione di recupero da parte dell’ente sovventore dovrà appellarsi in giudizio o ad un arbitrato secondo quanto indicato dal contratto di sovvenzione.

I controlli di secondo livello possono talvolta avvenire durante il periodo implementativo progettuali. In questi casi si può anche parlare di attività di monitoraggio da parte dell’autorità di gestione diretta o indiretta mediante soggetti incaricati. L’attività di controllo svolta durante il periodo implementativo normalmente riguarda spese già dichiarate in rendicontazione intermedie e si sofferma sulla verifica delle procedure di gestione delle spese di progetto messe in atto dal soggetto beneficiario.

Per affrontare al meglio i controlli di secondo livello è senz’altro importante organizzare al meglio l’attività di archivio della documentazione a giustificazione delle spese rendicontate, avendo a riferimento il fatto che i controlli potrebbero avvenire a distanza di alcuni anni con avvicendamenti tra i soggetti che hanno operato nella gestione finanziaria del progetto. Una struttura chiara e definita dell’archivio sia elettronico che cartaceo può consentire di rispondere in maniera puntuale e senza problemi all’eventuale controllo di secondo livello, soprattutto considerando anche che talvolta nel corso di alcuni anni vi possono essere dei trasferimenti delle sedi operative. L’attenzione alla conservazione che va posta è dunque la stessa che deve essere esercitata per le verifiche ai fini fiscali e civilistici.