Come dimostrare l’assenza del doppio finanziamento

I progetti finanziati da fondi pubblici prevedono, salvo rare eccezioni, l’assenza del doppio finanziamento. Questo in quanto un contributo pubblico non può generare un profitto e pertanto la percentuale di copertura non può essere al di sopra del 100%.

Da qui deriva che nei programmi comunitari che finanziano progetti sia esplicitamente prevista l’assenza del doppio finanziamento, pena il disconoscimento della spesa rendicontata.

Uno dei problemi consiste nella modalità di dimostrazione dell’insussistenza del doppio finanziamento laddove vengano gestiti più progetti soggetti a contribuzione pubblica. In questi casi è evidente che a seconda della tipologia di spesa vi debba essere una tracciabilità dell’esecuzione della spesa in riferimento al progetto fin dalla sua origine, ad esempio con la richiesta di preventivi o mediante ordini di servizio, per arrivare al completamento del processo mediante il pagamento.

Un elemento utile a dimostrare l’assenza del doppio finanziamento è il CUP – Codice Unico di Progetto. Infatti, proprio l’assegnazione di un CUP alle spese di progetto rende tracciabile ed evidente che la spesa sia stata sostenuta per il progetto identificato dal codice alfanumerico del CUP stesso. Il CUP è dunque bene che sia presente lungo tutto il processo che caratterizza la realizzazione della spesa, dalla procedura di selezione al pagamento.

Nei casi in cui vi sia però la copertura di una spesa da parte di due o più finanziamenti a valere su progetti distinti, è evidente che il CUP non sarà uno solo e pertanto si dovrà porre particolare attenzione alle quote parti di spesa ascrivibili a ciascun progetto. Fin dalla contrattualizzazione o ordine, sarà dunque necessario imputare a ciascun CUP l’attività o il bene fornito o con il relativo importo di spesa. Stessa distinzione mediante CUP dovrà essere mantenuta sia nelle fatture che nei pagamenti.

Pertanto, grazie al CUP sarà possibile tracciare nell’intero processo che caratterizza una spesa di progetto l’inerenza ed anche la prova dell’assenza del doppio finanziamento. La prova, laddove richiesta, di dimostrare l’assenza di doppio finanziamento, può dunque essere fornita grazie alla presenza del CUP, oltre che dalla denominazione e dal codice di progetto.

Discorso a parte si ha per le spese di personale dove il CUP non è applicato e dove pertanto la prova dell’assenza di doppio finanziamento deriva prevalentemente dalla compilazione dei timesheet integrati. Infatti, solo grazie ai timesheet integrati in cui si riportano tutte le ore lavorate nelle diverse commesse / progetti, è possibile offrire un quadro chiaro ed esplicativo di quanto svolto e dunque dimostrare la mancanza di sovrapposizioni corrispondenti a doppio finanziamento.

Nei casi in cui per la rendicontazione delle spese di personale venga adottato il metodo cosiddetto “in percentuale”, la dimostrazione dell’assenza del doppio finanziamento risulterà più difficile. In questo caso sarà innanzitutto opportuno che il beneficiario adotti tale metodo rendicontativo per tutti i progetti in modo da poter dimostrare che le risorse avranno lavorato un valore percentuale corrispondente al massimo al 100%. Il metodo a percentuale presuppone che vi sia un’assegnazione delle attività alle risorse coinvolte in un progetto mediante l’indicazione di una percentuale. Pertanto, nel caso di più progetti assegnati ad una stessa risorsa umana si andranno a definire più percentuali al di sotto o al limite al completamento del 100% del tempo lavorativo. Questo metodo prevede inoltre, che al termine di ciascun periodo rendicontativo venga prodotto un activity report nel quale ciascuna risorsa è tenuta a confermare le percentuali lavorate nei progetti assegnati, sempre nel rispetto del limite del 100%. Risulta invece arduo, nei casi di metodi misti – a ore / a giornate e a percentuale – poter dare dimostrazione di mancanza di accavallamenti di tempo dedicato a progetti diversi e quindi dell’assenza di doppio finanziamento.

Infine, per le spese di viaggio, nello specifico in riferimento alle note spese, l’autorizzazione al viaggio e le evidenze della presenza nel luogo unitamente alla motivazione afferente al progetto, costituiscono le prove dell’assenza del doppio finanziamento.