Le sovvenzioni a LUMP SUM in Horizon Europe

Una delle innovazioni introdotte da Horizon Europe riguarda l'adozione del finanziamento a lump sum in alcune linee del programma dedicate al sostegno dei progetti di ricerca, in sostituzione del tradizionale finanziamento a costi reali. Questa scelta è motivata dall'intento di semplificare la gestione amministrativa e di focalizzare l'attenzione sui risultati effettivamente conseguiti.

Attraverso l’applicazione della lump sum viene di fatto eliminata la rendicontazione a costi reali, facilitando l'accesso al programma, specialmente per le piccole organizzazioni e i nuovi partecipanti, che potrebbero non avere l'esperienza necessaria per gestire le complesse regole sui costi effettivi.

Sono disponibili due opzioni per definire le sovvenzioni a lump sum:

1. l’importo è stabilito dalla Commissione nel bando e il budget deve corrispondere a tale importo. Le proposte devono descrivere gli sforzi e le risorse che i candidati intendono mobilitare per raggiungere questo importo. I candidati devono fornire una distribuzione proposta di lump sum per WP, per beneficiario e entità affiliata.
2. l'importo della lump sum è proposto dai candidati nella loro proposta, basandosi sui costi diretti e indiretti stimati del progetto. I candidati devono fornire stime dettagliate dei costi e proporre una ripartizione delle quote della lump sum per WP e per beneficiario (e entità affiliata, se presente).

Per quanto riguarda i costi del personale, è disponibile una dashboard che permette di valutare se i budget delle somme forfettarie siano ragionevoli e non eccessivi. I costi del personale particolarmente elevati devono essere giustificati nella proposta e non saranno accettati a meno che non siano adeguatamente motivati. È fortemente consigliato ai candidati di fornire giustificazioni dettagliate per i costi del personale elevati e/o per le tariffe mensili alte nella sezione dei commenti della tabella del budget della lump sum.

È riconosciuto che i progetti possano richiedere modifiche al piano di lavoro originale, specialmente quando si estendono su più anni. Questa modifica è realizzabile sia per i progetti basati su costi reali, sia per qualsiasi progetto finanziato con la sovvenzione a lump sum. Le sovvenzioni a lump sum possono essere modificate per adattare il piano di lavoro alle esigenze del progetto, ai nuovi sviluppi scientifici o ai cambiamenti organizzativi. La procedura di modifica è essenzialmente la stessa di quella dei progetti a costi reali.

Non essendoci rendicontazione finanziaria, non sono previsti controlli o audit finanziari. Nelle sovvenzioni a lump sum non è infatti richiesto alcun obbligo di adempiere ad un report finanziario. Tuttavia, è necessario rispettare gli obblighi di conservazione dei documenti al di fuori dell'accordo di sovvenzione, come previsto dalla legislazione nazionale o dalle procedure interne. Le regole per i controlli, le revisioni, gli audit e le indagini delle sovvenzioni a lump sum sono le stesse di tutte le sovvenzioni. I controlli possono concentrarsi sulla corretta attuazione del piano di lavoro e su qualsiasi obbligo non finanziario, come il rispetto delle regole sulla proprietà intellettuale, l'etica e l'integrità, la visibilità del finanziamento dell'UE, ecc.

Potrebbe essere necessario rispettare altri requisiti di tenuta dei registri al di fuori dell'accordo di sovvenzione a lump sum. È infatti possibile che alcuni di questi registri, se pertinenti per il progetto, siano utilizzati in caso di audit per verificare la realtà del lavoro svolto. Tali informazioni e dati potrebbero anche essere richiesti nel contesto specifico di alcune indagini, ad esempio, relative a sospetti di frode. Infine, non da sottovalutare, è l’aspetto di natura fiscale che riguarda l’IVA e più nello specifico il rapporto sinallagmatico tra il prestatore e sovventore. Nella misura in cui il contributo non sia in relazione ad una spesa sostenuta, bensì ad una prestazione effettuata, questo lo configurerebbe come corrispettivo. L’identificazione di spese a giustificazione delle attività del progetto può dunque consentire una maggior tutela della natura di contributo derivante dalla sovvenzione a lump sum del progetto.