Come avviene la valutazione del budget di progetto
La valutazione del budget di un progetto finanziato è un aspetto cruciale e non va sottovalutato. Essa rappresenta una componente fondamentale della valutazione complessiva, che considera diversi fattori: l’inerenza dell'idea progettuale in relazione al programma di finanziamento, le capacità operative e organizzative di chi propone il progetto, l'impatto previsto, la sostenibilità nel tempo e gli effetti moltiplicativi che il progetto può generare.
Il budget di progetto deve innanzitutto essere in linea con la struttura dei costi e con le regole che il programma di finanziamento prevede. Infatti, primo aspetto da considerare con attenzione è che i budget dei progetti finanziati non sono liberi ma devono seguire uno schema che inquadra le diverse categorie di costo e gli eventuali limiti che vengono dalle singole categorie di spesa che spesso i bandi prevedono. Ad esempio, in alcuni casi è previsto che vi sia un limite alle consulenze, oppure alle subcontraenze, ma anche ad un dimensionamento dei costi del personale. Pertanto, la prima analisi che va fatta quando ci si appresta a realizzare il budget è verificare le regole che il programma ha previsto, onde evitare di vedersi penalizzati nella valutazione ma anche nel vedersi respinta la domanda per difformità dalle regole.
Un altro aspetto importante da valutare è il dimensionamento che il budget deve avere. Anche per questo spesse volte i bandi prevedono i valori massimi e in alcuni casi anche i valori minimi che ciascun budget di progetto dovrebbe avere. Normalmente ad ogni bando viene associato l’importo complessivo dei contributi messi a disposizione ed è preventivato all’incirca un numero di progetti che il donor prevede di approvare. Sarà dunque opportuno valutare con attenzione il dimensionamento del budget ed evitare soprattutto di non superare le eventuali soglie. Un budget oltre soglia sarà con molta probabilità non ammesso e pertanto escluderà il progetto dalla finanziabilità.
Sempre nell’ambito del dimensionamento bisogna porre attenzione ad una valutazione che ricorre per stabilire se il soggetto proponente sarà in grado di far fronte alle spese previste a budget considerato che queste dovranno spesso essere sostenute anticipatamente rispetto al contributo erogato e che lo stesso contributo non sempre è al 100% delle spese ma in percentuali inferiori. In questi casi viene speso richiesto e dunque anche valutato come il beneficiario riuscirà a far fronte alla parte delle spese non coperte dal contributo previsto.
Nelle valutazioni dei budget vi è sempre un punteggio che afferisce all’inerenza e congruità della spesa rispetto alle attività previste. L’inerenza e la congruità vengono dunque valutate in funzione dell’effettiva necessità di sostenere la spesa e di valutare se l’ammontare previsto sia congruo. Per la congruità alcuni bandi prevedono che vengano allegati dei preventivi. Accade spesso che talvolta vengano inserite delle spese che sono già ricomprese nella parte dei costi indiretti come, ad esempio, le spese relative a computer, stampanti, ecc., che non possono essere specificatamente attribuite al progetto. La valutazione si basa normalmente su una griglia di valutazione che può dare punteggi dettagliati ad aspetti relativi all’inerenza e congruità delle spese previste. In alcuni casi può avvenire che un progetto venga approvato nonostante vi sia un giudizio non pienamente positivo rispetto all’inerenza e congruità degli importi di spesa. È previsto in questi casi che vi possa essere una sorta di negoziazione tra l’ente sovventore e il beneficiario per ridefinire le spese e gli importi giudicati non appropriati. Pertanto, l’approvazione avverrà sulla base dei nuovi valori e non sulla base del budget presentato nella domanda.
Anche se la maggior parte delle incongruenze rilevata riguarda la sopravalutazione degli importi, una valutazione negativa potrebbe avvenire anche nei casi di valori di budget bassi in quanto ritenuti non coerenti all’esecuzione di quanto previsto.
Nei progetti con contributi lump sum la valutazione del budget di progetto assume un’importanza ancora maggiore in quanto il budget approvato costituirà il riferimento per l’erogazione del contributo sempre che le attività previste nella domanda vengano realmente svolte.
Quando ci si appresta a realizzare un budget di progetto, oltre alle regole del programma e al dimensionamento, è importante porre attenzione a tutte le singole attività previste per definire come e da chi verranno svolte e a quali costi.
