I controlli di secondo livello
I progetti finanziati, in molti casi, prevedono sia un controllo di primo livello che avviene a conclusione del progetto e che è finalizzato ad attestare da parte di un revisore legale l’eleggibilità delle spese rendicontate, sia un controllo, spesso eventuale, denominato di secondo livello che è finalizzato ad approfondire l’eleggibilità di tutte o parte delle spese di progetto.
I contratti di sovvenzione, infatti, prevedono che per un periodo di un certo numero di anni che può variare da 5 a 10, possa essere effettuato un controllo delle spese sostenute. Pertanto, il beneficiario sarà tenuto a conservare tutta la documentazione a giustificazione delle spese di progetto proprio per assolvere, nei casi di controllo a posteriori, alle richieste di dimostrazione degli importi rendicontati.
I controlli di secondo livello possono essere effettuati sia da parte dell’autorità che gestisce il programma di finanziamento, ma anche da parte di altre autorità come, nei casi di progetti europei,...
Procedure e modello 231
La gestione dei progetti finanziati presuppone un’adeguata organizzazione di tutte le aree funzionali del soggetto beneficiario che hanno a che fare con le spese di progetto. Quanto più sono regolamentati i flussi operativi che danno origine alle spese di progetto, tanto più sarà attribuita al beneficiario una capacità di affrontare correttamente le spese di progetto.
Pertanto, la definizione dei flussi operativi attraverso procedure rappresenta un importante fattore atto a definire e dunque a dimostrare i passaggi interni che portano a realizzare le spesa di progetto. Nella definizione delle procedure sarà però necessario prevedere che, laddove si abbia a che fare con dei regolamenti di programmi che finanziano progetti, se tali regolamenti prevedano delle procedure più restrittive, queste in tali casi prevalgano alle procedure interne. Infatti, molti dei programmi che finanziano progetti prevedono che vi siano dei passaggi procedurali volti a definire l’eleggibilità di una spesa. Pi...
Il ruolo delle checklist nella gestione dei progetti finanziati
Il rischio di effettuare una spesa che potrebbe essere non riconosciuta eleggibile per il contributo previsto in un progetto finanziato dipende da come ci si organizza per realizzare il processo di spesa. In base alle norme, ma soprattutto in base alle regole del finanziamento, è talvolta necessario adottare procedure specifiche per le spese che spesso non coincidono con quelle abitualmente utilizzate. Per non imbattersi in errori è fondamentale avere ben chiaro il quadro normativo di riferimento, ma soprattutto è utile farsi aiutare da checklist specifiche per la gestione finanziaria del progetto che hanno lo scopo di definire passo a passo tutti gli elementi necessari perché la spesa sostenuta possa essere ritenuta eleggibile del contributo previsto.
Infatti, partendo dal budget di progetto approvato, si individuano le principali categorie di spesa e per ciascuna di esse sono previste, dal regolamento di riferimento, degli elementi procedurali ritenuti indispensabili. Come primo pas...
La gestione finanziaria dei progetti LIFE
Il programma LIFE dell'Unione Europea è finalizzato a preservare l’ambiente e a contrastare il cambiamento climatico.
Il programma LIFE per il periodo 2021-2027 dispone di una dotazione finanziaria complessiva di circa 5,4 miliardi di euro. Questo rappresenta un aumento significativo rispetto alle edizioni precedenti del programma, indicando l'importanza crescente che l'UE attribuisce alle tematiche ambientali e climatiche.
I progetti LIFE costituiscono dunque un’ottima opportunità per soggetti che abbiano interessanti iniziative da sviluppare in quest’ambito e che si identificano in autorità pubbliche locali, enti no profit che interagiscono in ambito ambientale e climatico, università e centri di ricerca e imprese in vari settori produttivi.
A differenza di altri programmi a gestione diretta come ad esempio Horizon Europe, il programma LIFE non prevede l’obbligo di partenariati transazionali e pertanto la maggior parte dei progetti si caratterizzano per partenariati anche estesi m...
L’archiviazione dei documenti di progetto
Nella gestione dei progetti finanziati è fondamentale definire una metodologia di archiviazione di tutta la documentazione, sia tecnica che finanziaria, in maniera tale di essere in grado, anche a distanza di alcuni anni di rinvenire quanto eventualmente richiesto.
Infatti, la maggior parte dei progetti, in particolare quelli finanziati dalla Commissione Europea, i controlli sulla documentazione possono avvenire entro i 5 anni dalla conclusione del progetto. In altri casi è persino previsto che la documentazione vada conservata per eventuali controlli fino a 10 anni dalla conclusione del progetto.
Pertanto, fin dall’avvio del progetto è necessario definire una modalità di archiviazione di tutta la documentazione in modo da essere in grado, anche a distanza di anni, di recuperare lo specifico documento richiesto.
Va detto che oggi la maggior parte degli archivi documentali hanno natura digitale e solo pochi obbligano ad un’archiviazione fisica. Purtroppo, a causa del non ancora pieno...
La rendicontazione dei progetti PNRR
La rendicontazione delle spese di progetti finanziati dal PNRR prevede delle procedure che in alcuni casi si differenziano in relazione alle diverse Misure su cui ricadono in funzione sia degli strumenti adottati, sia della documentazione dichiarativa richiesta. Tutte le spese devono confluire nella piattaforma ReGiS del MEF, ma spesso ciò avviene attraverso piattaforme intermedie come FUTURA e AT WORK.
In generale, le spese devono essere giustificate da:
- giustificativi di impegno (lettere di incarico, ordini di servizio) con chiara indicazione della connessione con il progetto;
- giustificativi di spesa (fatture, ricevute) che descrivano la prestazione e facciano riferimento al giustificativo di impegno e al progetto;
- giustificativi di pagamento (ricevute di bonifico, mandati quietanzati) che confermino l’effettivo pagamento entro i termini di eleggibilità. Nella maggior parte dei casi è necessario operare con un conto dedicato al singolo progetto. I pagamenti, infatti, devono ess ...
L’audit dei progetti finanziati
Gli audit dei progetti non sono sempre previsti dai regolamenti dei programmi che li finanziano. Infatti, solo per alcune tipologie di programmi o per certe soglie di budget è necessario che il beneficiario sottoponga ad una revisione il rendiconto delle spese sostenute. In questi casi l’attività di audit è anche denominata controllo di primo livello, al quale potranno seguire ulteriori eventuali controlli da parte delle autorità preposte in base alla derivazione dei finanziamenti di progetto.
Nei casi in cui sia dunque previsto il controllo di primo livello spetterà al beneficiario selezionare il revisore iscritto al registro dei revisori legali presso il Ministero dell'economia e delle finanze. Va innanzitutto precisato che il revisore dovrà essere un soggetto indipendente rispetto al beneficiario e pertanto tra le 2 parti non dovranno intercorrere rapporti di altro tipo. La selezione del revisore dovrà innanzitutto considerare l’esperienza in materia di controllo di progetti f
...L’importanza degli strumenti di lavoro nella gestione dei progetti
Realizzare un progetto implica la necessità di doversi attrezzare adeguatamente per assolvere a quanto previsto dalle norme e dai regolamenti emanati dagli enti finanziatori. Infatti, sulla base di quanto richiesto per dimostrare la correttezza dell’esecuzione delle spese rendicontate è fondamentale disporre di strumenti idonei a documentare ogni specifica situazione intercorsa.
Ciò è ancora più importante in un’era in cui tutto diventa digitalizzato e dove l’identificazione del momento in cui si è realizzato un determinato fatto è tracciato dal digitale, nello specifico dalle firme elettroniche, dalle PEC e dalle e-mail. Pertanto, risulta fondamentale agire in anticipo prevedendo tutti gli atti necessari a far sì che il progetto e in particolare la realizzazione delle spese che ad esso afferiscono, avvengano correttamente con tutti gli atti formali previsti e prodromici alle spese.
Un grande aiuto, dunque, deriva dalla disponibilità di alcuni strumenti utilia dimostrare e a doc
...Come avviene la valutazione del budget di progetto
La valutazione del budget di un progetto finanziato è un aspetto cruciale e non va sottovalutato. Essa rappresenta una componente fondamentale della valutazione complessiva, che considera diversi fattori: l’inerenza dell'idea progettuale in relazione al programma di finanziamento, le capacità operative e organizzative di chi propone il progetto, l'impatto previsto, la sostenibilità nel tempo e gli effetti moltiplicativi che il progetto può generare.
Il budget di progetto deve innanzitutto essere in linea con la struttura dei costi e con le regole che il programma di finanziamento prevede. Infatti, primo aspetto da considerare con attenzione è che i budget dei progetti finanziati non sono liberi ma devono seguire uno schema che inquadra le diverse categorie di costo e gli eventuali limiti che vengono dalle singole categorie di spesa che spesso i bandi prevedono. Ad esempio, in alcuni casi è previsto che vi sia un limite alle consulenze, oppure alle subcontraenze, ma anche ad un dimen
...Come dimostrare l’assenza del doppio finanziamento
I progetti finanziati da fondi pubblici prevedono, salvo rare eccezioni, l’assenza del doppio finanziamento. Questo in quanto un contributo pubblico non può generare un profitto e pertanto la percentuale di copertura non può essere al di sopra del 100%.
Da qui deriva che nei programmi comunitari che finanziano progetti sia esplicitamente prevista l’assenza del doppio finanziamento, pena il disconoscimento della spesa rendicontata.
Uno dei problemi consiste nella modalità di dimostrazione dell’insussistenza del doppio finanziamento laddove vengano gestiti più progetti soggetti a contribuzione pubblica. In questi casi è evidente che a seconda della tipologia di spesa vi debba essere una tracciabilità dell’esecuzione della spesa in riferimento al progetto fin dalla sua origine, ad esempio con la richiesta di preventivi o mediante ordini di servizio, per arrivare al completamento del processo mediante il pagamento.
Un elemento utile a dimostrare l’assenza del doppio finanziamento è il C...
