Il budget dei costi del personale

Nella maggior parte dei progetti finanziati, la categoria di costo più rilevante è rappresentata dalle spese del personale impegnato nell'attività di progetto.

Pertanto, nella costruzione del budget di progetto è importante misurare con attenzione l'impegno di ciascuna risorsa che comporrà il team di progetto quantificandolo attraverso una delle regole previste dal programma di finanziamento.

In primo luogo, è dunque necessario individuare le persone che il soggetto beneficiario utilizzerà per realizzare le diverse componenti progettuali. Tra queste vi sarà sicuramente il project manager, o coordinatore, che dovrà essere impegnato in tutte le componenti progettuali, ma soprattutto in quelle che riguardano il management, cioè la gestione progettuale. Nella categoria di costo delle spese di personale si fa riferimento ai lavoratori dipendenti del soggetto beneficiario e pertanto i programmi di finanziamento prevedono delle limitazioni nell'includere in tale categoria altre forme di rapporto contrattuale tra il prestatore e il soggetto beneficiario. Nella maggior parte dei programmi finanziati dall'Unione Europea sono ammessi, nella categoria dei costi del personale, i contratti come i Co.Co.Co., gli assegni di ricerca e le collaborazioni con partita Iva a determinate condizioni che devono essere presenti nel contratto e devono essere di fatto rispettate nel corso dell'attività svolta.

Una volta identificato il team di progetto, sarà necessario stimare l'impegno di ciascuno nel corso del periodo di implementazione progettuale e pertanto sarà utile basarsi su un cronoprogramma delle attività - GANTT- per identificare il tempo di ciascuna risorsa nello svolgimento di quanto previsto ed assegnato. La costruzione di un crono programma delle attività è senz'altro importante per comprendere come nel corso del tempo alcune attività previste possano richiedere maggiore o minore tempo da dedicare a ciascuna risorsa assegnata al progetto.

Il passaggio successivo riguarda invece la quantificazione in termini monetari del tempo previsto per ciascuna risorsa all'interno del progetto. Tale quantificazione è strettamente correlata alle regole del programma che riguardano il calcolo del costo del personale. Molti programmi di finanziamento prevedono l'applicazione di più metodi di calcolo che vengono predefiniti e che quindi possono essere applicati a scelta del beneficiario.

Per i principali vi sono:

• Il costo orario o costo giornaliero ricavato attraverso il rapporto tra il costo lordo annuale in base al contratto di lavoro e le ore o giornate lavorabili in base al contratto di lavoro;
• Il costo orario o costo giornaliero ricavato attraverso il rapporto tra il costo lordo annuale in base al contratto di lavoro e le ore o giornate standard annuali (1720 e 215);
• Il costo orario o giornaliero definito attraverso uno standard basato sulle diverse categorie di lavoratori impegnati nel progetto;
• Una percentuale del costo lordo mensile in base all'impegno stimato in percentuale.

Va detto che la scelta di uno di questi metodi previsti dal regolamento del programma di finanziamento deve essere effettuata da parte del soggetto beneficiario nella fase di costruzione del budget con la consapevolezza che la valorizzazione dovrà essere dimostrata durante l'attività di realizzazione finalizzata all'ottenimento del contributo previsto. È opportuno, dunque suggerire che laddove un soggetto beneficiario operi in più progetti finanziati, adotti possibilmente per tutti lo stesso metodo di calcolo in modo da organizzare in maniera univoca il metodo di raccolta delle informazioni necessarie (ad esempio i timesheet) a valorizzare in tutti i progetti, il costo del personale rendicontato.

Alcuni programmi di finanziamento oggi prevedono una semplificazione che riguarda anche le spese di personale. Infatti, in alcuni programmi le spese di personale possono essere identificate semplicemente attraverso una percentuale applicata ai costi sostenuti per servizi e prestazioni esterne. Infine, nei progetti con il finanziamento lump sum non viene richiesta la rendicontazione delle spese di personale, anche se nel momento della costruzione del budget e quindi della presentazione della domanda di finanziamento, deve essere dimostrato che il valore delle risorse assegnate al progetto sia congruo rispetto alle attività previste.

Un aspetto molto importante nella costruzione del budget del costo del personale riguarda la quantificazione dei mesi uomo necessaria alla realizzazione del progetto. Infatti, in fase di valutazione, sarà data particolare attenzione alla verifica dell'adeguatezza del numero di mesi uomo previsti per realizzare ciascuna delle componenti progettuali e potrà nei casi di negoziazione, prima dell'approvazione definitiva, vedere da parte dell’ente sovventore l’avanzamento di una richiesta di aggiustamento, spesso di riduzione, dei mesi uomo previsti per alcune delle attività di progetto. Per questo motivo è necessario, oltre a ponderare in maniera appropriata il numero di mesi uomo per ciascuna componente progettuale, valorizzare correttamente in fase preventiva il valore del costo medio mensile ricavato attraverso una media ponderata del costo mensile di tutte le risorse assegnate al progetto.