La gestione finanziaria dei progetti LIFE

Il programma LIFE dell'Unione Europea è finalizzato a preservare l’ambiente e a contrastare il cambiamento climatico.

Il programma LIFE per il periodo 2021-2027 dispone di una dotazione finanziaria complessiva di circa 5,4 miliardi di euro. Questo rappresenta un aumento significativo rispetto alle edizioni precedenti del programma, indicando l'importanza crescente che l'UE attribuisce alle tematiche ambientali e climatiche.

I progetti LIFE costituiscono dunque un’ottima opportunità per soggetti che abbiano interessanti iniziative da sviluppare in quest’ambito e che si identificano in autorità pubbliche locali, enti no profit che interagiscono in ambito ambientale e climatico, università e centri di ricerca e imprese in vari settori produttivi.

A differenza di altri programmi a gestione diretta come ad esempio Horizon Europe, il programma LIFE non prevede l’obbligo di partenariati transazionali e pertanto la maggior parte dei progetti si caratterizzano per partenariati anche estesi ma nazionali.

Il budget di un progetto LIFE è caratterizzato dalle seguenti principali categorie di costo:

• Costi del personale;
• Costi di viaggio e di soggiorno;
• Costi delle consulenze esterne e servizi equivalenti;
• Costi delle attrezzature;
• Costi per prototipi;
• Costi del materiale di consumo;
• Costi delle sovvenzioni a terzi;
• Altri costi;
• Overhead: tipicamente calcolati come una percentuale (di solito fino al 7%) delle spese dirette ammissibili.

Nei progetti LIFE il budget viene inoltre suddiviso in componenti di attività in cui si identificano esattamente tutti i costi che caratterizzano ciascuna delle attività previste. Le componenti sono dunque una variabile importante da tenere sotto osservazione durante la gestione del progetto in quanto una spesa superiore o inferiore rispetto alle previsioni determina un disallineamento che implica una giustificazione.

Infine, proprio in quanto i progetti LIFE spesso prevedono partenariati, talvolta estesi, il budget di progetto è suddiviso tra i diversi partner che lo compongono.

Sulla base di quanto sopra risulta dunque evidente che la complessità della gestione dei progetti LIFE è dettata proprio dalle 3 variabili - per categorie di costo, per componenti di attività, per partner di progetto - in cui il budget è suddiviso.

Dato che i progetti LIFE hanno una durata pluriennale che talvolta può arrivare anche a 8 anni, sarà necessario delineare un cronoprogramma del flusso della spesa durante tutti gli anni di progetto. Pertanto, nell’attività di monitoraggio finanziario sarà importante tenere sotto controllo con cadenza periodica, il flusso della spesa di tutte e 3 le componenti andando a evidenziare eventuali scostamenti a cui seguiranno eventuali azioni correttive.

Ciascuna devianza della spesa deve essere giustificata e nei casi di superamento della soglia (a seconda del grant agreement può variare dal 10% al 20%) rispetto al budget totale deve essere richiesto un emendamento contrattuale.

L’agenzia della Commissione Europea delegata alla gestione del programma LIFE è il CINEA. Per ciascun progetto approvato viene assegnato un project officer che si occuperà di verificare l’andamento del progetto nel corso del tempo. Il CINEA, inoltre, si avvale di una struttura delegata per l’attività di monitoraggio sui singoli progetti finanziati che si occupa sia del monitoraggio tecnico, ossia dell’avanzamento delle attività previste, sia del monitoraggio finanziario, ossia dell’avanzamento della spesa.

I progetti LIFE normalmente prevedono uno o più periodi intermedi in funzione della loro durata e per ciascun periodo intermedio è prevista una rendicontazione. La rendicontazione finale di progetto rappresenta l’aggregato di tutti i rendiconti intermedi e di tutte le spese sostenute da parte dei partner di progetto.

Al termine del progetto, è infine prevista l’audit delle spese da parte di un revisore legale che certifichi l’eleggibilità di tutte le spese rendicontate.