Procedure e modello 231
La gestione dei progetti finanziati presuppone un’adeguata organizzazione di tutte le aree funzionali del soggetto beneficiario che hanno a che fare con le spese di progetto. Quanto più sono regolamentati i flussi operativi che danno origine alle spese di progetto, tanto più sarà attribuita al beneficiario una capacità di affrontare correttamente le spese di progetto.
Pertanto, la definizione dei flussi operativi attraverso procedure rappresenta un importante fattore atto a definire e dunque a dimostrare i passaggi interni che portano a realizzare le spesa di progetto. Nella definizione delle procedure sarà però necessario prevedere che, laddove si abbia a che fare con dei regolamenti di programmi che finanziano progetti, se tali regolamenti prevedano delle procedure più restrittive, queste in tali casi prevalgano alle procedure interne. Infatti, molti dei programmi che finanziano progetti prevedono che vi siano dei passaggi procedurali volti a definire l’eleggibilità di una spesa. Più le procedure sono orientate ad acquisire i suddetti passaggi procedurali, più sarà possibile rispettare i regolamenti e dunque agire correttamente nell’affrontare le spese di progetto.
Ma vediamo quali sono le principali procedure che hanno a che fare con le spese di progetto.
Sicuramente una delle procedure con cui i progetti finanziati hanno più a che fare è quella degli acquisti. In essa normalmente vengono identificate le modalità di selezione dei fornitori e dunque di come viene perfezionato l’acquisto. In quest’ambito è rilevante se e quali soglie vengano identificate per procedere attraverso una selezione tra più fornitori rispetto alla possibilità di rivolgersi ad uno solo. Tali soglie potrebbero essere più o meno restrittive rispetto al programma di finanziamento di un progetto e in questi casi si dovrà individuare la soglia più bassa per cui adottare il processo di selezione. Sarà dunque opportuno che la stessa procedura degli acquisti ponga un richiamo a verificare se l’acquisto riguardi un progetto finanziato e se in tal caso sia necessario adempiere in riferimento a valori soglia inferiore, oppure innescare modalità di selezione specifiche come, ad esempio, la pubblicazione su piattaforme riconosciute per gli appalti pubblici come il MEPA.
Altra procedura riguarda l’assegnazione delle attività di un progetto finanziato al personale interno mediante un ordine di servizio e la reportistica di quanto lavoro svolto sul progetto mediante timesheet o resoconti di attività. Tale procedura può essere importante per dimostrare l’attendibilità di un sistema permanente di rilevazione delle attività svolte nell’ambito di più progetti, andando a rappresentare un’assenza di doppio finanziamento.
La procedura dei viaggi tiene normalmente conto del contatto collettivo nazionale del lavoro di riferimento e della normativa fiscale. Anche per i viaggi, così come per gli acquisti è necessario considerare eventuali fattori maggiormente restrittivi o eventuali documenti a supporto come ad esempio i fogli firma o gli attestati di partecipazione atti a dimostrare la presenza in loco durante l’evento di progetto, Un elemento procedurale ritenuto imprescindibile è l’autorizzazione al viaggio con chiaro riferimento al progetto.
Una delle procedure chiave per la gestione dei progetti finanziati è senz’altro quella che afferisce all’amministrazione, in cui si riflettono tutte le operazioni contabili e finanziarie di un progetto. Questa procedura è infatti fondamentale per assicurare che la spesa avvenga in riferimento al progetto, più specificatamente al budget di progetto, che sia documentata da idonea documentazione (fatture, pagamenti, ecc.), che sia contabilizzata possibilmente anche attraverso una contabilità analitica e quindi facilmente riconducibile al rendiconto di progetto. La procedura amministrativa è strettamente correlata alle altre procedure, in particolare a quella degli acquisti. Ciò in relazione al fatto che l’area amministrativa ha normalmente il controllo del budget e pertanto è in grado di definire se l’acquisto rientra tra le spese di un progetto e qual è il valore previsto.
Tutte le procedure hanno una loro importanza operativa in quanto, come visto, consentono di dimostrare di possedere un’organizzazione stabile e predefinita e non improvvisata per la gestione di un progetto. A ciò si aggiunge il fatto che la nuova normativa per la prevenzione delle crisi da indebitamento impone la messa in atto di adeguati assetti organizzativi, amministrativi e contabili.
Infine, secondo la normativa del D.Lgs 231/2001 relativa alla responsabilità penale degli enti, al fine di evitare l’avvenimento di reati presupposto nell’interesse dell’ente stesso, devono essere previste delle procedure specifiche. Nell’ambito di progetti finanziati con risorse pubbliche è fortemente raccomandabile adottare un Modello Organizzativo di Controllo e Gestione ai sensi del D.Lgs 231/2001 in cui si prevedano delle procedure atte a scongiurare reati presupposto quali concussione, corruzione e peculato.
