Il ruolo delle checklist nella gestione dei progetti finanziati

Il rischio di effettuare una spesa che potrebbe essere non riconosciuta eleggibile per il contributo previsto in un progetto finanziato dipende da come ci si organizza per realizzare il processo di spesa. In base alle norme, ma soprattutto in base alle regole del finanziamento, è talvolta necessario adottare procedure specifiche per le spese che spesso non coincidono con quelle abitualmente utilizzate. Per non imbattersi in errori è fondamentale avere ben chiaro il quadro normativo di riferimento, ma soprattutto è utile farsi aiutare da checklist specifiche per la gestione finanziaria del progetto che hanno lo scopo di definire passo a passo tutti gli elementi necessari perché la spesa sostenuta possa essere ritenuta eleggibile del contributo previsto.

Infatti, partendo dal budget di progetto approvato, si individuano le principali categorie di spesa e per ciascuna di esse sono previste, dal regolamento di riferimento, degli elementi procedurali ritenuti indispensabili. Come primo passo è dunque fondamentale analizzare quali siano questi elementi indispensabili per ciascuna delle categorie di spesa che caratterizzano il budget di progetto. Attraverso l’identificazione di tali elementi sarà possibile dunque costruire una checklist basata su passaggi sequenziali che caratterizzano il processo di spesa ritenuto corretto.

Le checklist devono quindi essere realizzate in funzione delle categorie di costi che caratterizzano il budget di progetto e devono aiutare a mettere in atto le spese correttamente.

Vediamo dunque di analizzare con alcuni esempi i contenuti delle checklist. Partiamo dai costi per il personale che in molti progetti rappresentano la parte più consistente del budget. Una checklist relativa ai costi del personale dovrebbe prevedere, a titolo esemplificativo, nell’ordine le seguenti domande:

• È stato definito il team di progetto in funzione delle ore o giornate uomo tenendo conto del relativo costo e del budget previsto?
• Il metodo del calcolo del costo del personale adottato è in linea con quanto previsto dal regolamento del programma che finanzia il progetto?
• Sono stati predisposti gli ordini di servizio e se si sono stati firmati per accettazione?
• I timesheet sono stati compilati, datati, firmati e controfirmati dal responsabile di progetto?

Se invece affrontiamo la categoria delle spese di viaggio, alcuni passaggi della checklist potrebbero prevedere le seguenti domande:

• Il viaggio rientra nelle attività previste dal progetto?
• È stato autorizzato dal responsabile mediante un documento sottoscritto?
• Esiste una prova della presenza della persona che ha viaggiato nel luogo in cui si è svolto l’evento del progetto?

In relazione ad altre spese, ad esempio per servizi, la checklist dovrà prendere in considerazioni alcuni aspetti procedurali come:

• È necessario, in base al valore previsto dell’acquisto, mettere in atto una procedura di selezione e se si in quale modo?
• È stato definito un contratto con i termini che rappresentino esattamente quanto previsto dal progetto e che all’interno sia espressamente indicati il nome del progetto, il codice, e nel caso d’obbligo il CUP?
• Le fatture ricevute contengono tutti gli elementi necessari per l’identificazione della spesa al progetto come nome del progetto, il codice, e nel caso d’obbligo il CUP?

Ovviamente le domande possono essere molteplici, ma tutte quante sono finalizzate a far verificare anticipatamente che il processo di spesa sia adeguato al regolamento del programma di finanziamento.

Utilizzare le checklist come supporto ad una corretta ed efficace gestione dei progetti finanziati è senz’altro raccomandabile, soprattutto se i processi di spesa indicati dal regolamento del programma di finanziamento si discostano da quelli che abitualmente mette in atto il beneficiario.

Nella parte strumenti del sito trovate alcune checklist da scaricare.