Strumenti utili per la rendicontazione
Dec 02, 2025
Per gestire un progetto finanziato è importante dotarsi di opportuni strumenti in grado di fornire la corretta documentazione a giustificazione delle spese rendicontate.
Tali strumenti si suddividono in funzione delle categorie di spesa per i quali sono utili.
È bene dunque ripercorrere in relazione alle categorie di spesa quale sia la documentazione di spesa atta a dimostrare e quindi a giustificare l’eleggibilità della stessa a contributo.
Partendo dalle spese di personale è importante prevedere un ordine di servizio nei confronti dei dipendenti chiamati a svolgere l’attività progettuale. Pertanto, nell’ordine di servizio dovranno essere presenti tutti quegli elementi che caratterizzano il progetto per cui un dipendente è chiamato a lavorare; iniziando dalla denominazione, dal codice e dal CUP. Inoltre, sempre nell’ordine di servizio è opportuno che vengano specificate le componenti progettuali – WP – in cui il dipendente è chiamato a svolgere la propria attività lavorativa inerente al progetto. Sarà dunque necessario che l’ordine di servizio preveda l’intervallo temporale all’interno del quale il dipendente è chiamato ad occuparsi del progetto. Infine, l’ordine di servizio dovrà essere datato e sottoscritto sia da parte del responsabile con poteri nei confronti dei dipendenti, sia dal lavoratore per accettazione.
Sempre per i costi di personale saranno nella maggior parte dei casi utili i timesheet in cui dovranno anche qui essere presenti tutti gli elementi atti a ricondurre le ore lavorate sul progetto da parte di ciascun dipendente incaricato. I timesheet più funzionali sono quelli integrati, ossia quelli che prevedono il riporto di tutte le ore lavorate e non solo quelle relative al progetto. In questo modo sarà possibile dimostrare il non accavallamento di ore su più progetti finanziati e di conseguenza l’insussistenza di doppio finanziamento.
Alternativamente al timesheet e in relazione ai progetti il cui personale viene rendicontato su base percentuale, per dimostrare l’impegno dedicato da parte di ciascuna risorsa dovrà essere predisposto l’activity report, ossia un documento che conferma che nel periodo di rendicontazione intercorso l’impegno dedicato al progetto è stato in base ad un valore percentuale predefinito, anche in relazioni alle componenti specifiche (WP).
Molto importante è la chiara rappresentazione del metodo di calcolo del costo del personale nella modalità prevista dal programma di finanziamento. Sarà quindi utile dotarsi di una tabella in grado di dimostrare il costo partendo dalla busta paga con l’indicazione di tutte le componenti che lo definiscono per ottenere un costo orario, giornaliero o mensile.
Relativamente alla voce di costo – spese di viaggio – è importante avere un documento che autorizza il viaggio del dipendente – autorizzazione al viaggio - con specifico riferimento al progetto finanziato e alla motivazione inerente. Grazie all’autorizzazione sarà infatti più semplice dare evidenza delle motivazioni del viaggio e dunque dell’inerenza dello stesso al progetto.
Sempre nell’ambito delle spese di viaggio, un altro documento importante è la nota spese, da cui è possibile evincere con chiarezza quali siano state le spese nel periodo del viaggio con i relativi giustificativi in allegato.
Passando alle spese per acquisti di beni o di servizi, al di la di mettere in atto eventuali procedure specifiche previste dal programma di finanziamento o dalla normativa vigente, sarà importante procedure sempre con la richiesta di preventivi che potranno poi essere messi a confronto. La richiesta di preventivo dovrà essere puntuale e dovrà indicare le informazioni richieste dal programma di finanziamento quali il nome del progetto, il codice, il CUP e dove previsto il CIG.
A seguire, per favorire la tracciabilità della procedura, sarà importante effettuare un ordine di acquisto che riporti tutti gli elementi caratterizzanti il progetto.
Nell’ambito della fornitura di servizi afferenti al progetto sarà importante che il fornitore provveda a una relazione dalla quale si evinca quanto sia stato realizzato in relazione a quanto era stato previsto sia nel progetto che nel preventivo – ordine.
Infine, per tutte le forniture sarà importante che vi sia un collaudo, ossia una verifica che quanto fornito corrisponda a quanto previsto e definito dell’ordine di acquisto o contratto. Per questo è opportuno avvalersi di verbali o attestazioni di regolare esecuzione di quanto svolto o fornito.
Tutti questi strumenti sono disponibili nel TOOL BOX https://www.rendicontazioneprogetti.it/Toolbox
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