Quali competenze per il project manager?

Ogni progetto deve essere diretto e coordinato da parte del project manager o responsabile di progetto.

Tale ruolo è dunque essenziale per mettere in atto il progetto secondo quanto è stato pianificato e soprattutto per coordinare le varie attività previste, molto spesso affidate ad altri responsabili o ad altri partner di progetto.

Più il progetto è complesso, più il ruolo del project manager è fondamentale per permettere di garantire il raggiungimento degli obiettivi attraverso l’ottenimento dei risultati attesi.

Da un lato il project manager dovrà dunque essere un conoscitore del contesto progettuale, con competenze tali da permettergli di capire e misurare l’efficacia realizzativa delle azioni previste secondo una metodologia prescelta.

Dall’altro lato, il project manager dovrà conoscere le tecniche del project management, soprattutto laddove, fin dalla domanda sono previste attività di reporting relative agli obiettivi di progetto, alle attività, ai risultati attesi, agli output, alle tempistiche e al budget. Infatti, tutte queste parti, essendo presenti nella proposta approvata, devono essere puntualmente garantite e riportate nei report tecnici e finanziari secondo le periodicità attraverso cui il progetto è suddiviso.

Molto spesso il project manager è colui che scrive la domanda o che comunque, anche parzialmente contribuisce alla sua stesura.

Questo coinvolgimento totale o parziale, nel caso di approvazione, offre un enorme vantaggio al project manager dettato dal fatto di conoscere bene come il progetto deve realizzarsi, avendo ideato e quindi strutturato in prima persona quello per cui ora è chiamato a darne esecuzione.

Nei progetti europei, spesso caratterizzati da una molteplicità di partner, vi sarà il project manager dell’intero progetto che appartiene al Lead Partner o Capofila, e altri project manager, ognuno per ciascuno dei partner di progetto.

La responsabilità del project manager dell’intero progetto sarà chiaramente su tutto quanto afferisce il progetto, compreso dunque anche quanto assegnato ai singoli partner di progetto.

I project manager dei singoli partner avranno il compito di assicurare lo svolgimento delle attività assegnate al singolo partner e di rispondere dell’efficace e corretta esecuzione nei confronti del Lead Partner o Capofila per mezzo del project manager dell’intero progetto.

Oltre quindi a delle competenze tecniche relative ai contenuti peculiari del progetto e a quelle di project management, mediante capacità di pianificazione e gestione, il project manager dovrà essere portato alle relazioni finalizzate agli obiettivi specifici da conseguire attraverso il coinvolgimento dell’intero team di progetto.

Il team di progetto potrà essere rappresentato da un organigramma al cui vertice vi sarà il project manager dell’intero progetto. Dall’organigramma sarà possibile comprendere come sono suddivise le responsabilità specifiche di tutte le attività previste all’interno del progetto.

Pertanto, vi potranno essere: finance manger o responsabile finanziario, communication manager o responsabile della comunicazione, quality manager o responsabile della qualità del progetto, IT manager o responsabile dei servizi informatici, legal manageer o responsabile delle compliance legali, WP manager o responsabile di singole componenti progettuali, ecc.

Nei progetti più complessi l’organigramma sarà più articolato, mentre nei progetti semplici le figure appartenenti al project team saranno poche, ma in ogni caso vi sarà sempre un project manager.

Altro ruolo di fondamentale importanza che il project manager riveste è quello del coordinamento con il donor. Infatti, durante la vita del progetto, il soggetto finanziatore si rivolgerà per ogni tipo di comunicazione al project manager. Viceversa, nei casi di necessità, ad esempio laddove si registri la necessità di effettuare dei cambiamenti alle attività implementative del progetto o al budget, sarà sempre il project manager a mettersi in contatto con l’ente finanziatore, normalmente rappresentato per le parti operative dal project officer.

Il project manager dovrà quindi assicurare la riuscita del progetto e sarà chiamato, in base alle modalità previste dal programma che finanzia il progetto, ad assicurare tutti gli adempimenti compresi i report intermedi e finale. In questo senso quindi il project manager dovrà conoscere approfonditamente le regole del programma che finanzia il progetto e tutte le modalità operative in esso previste.