Le rimodulazioni di budget: cosa sono e quando si rendono necessarie

Spesso durante l’implementazione delle attività progettuali, grazie anche ad un attento monitoraggio, ci si rende conto che alcune attività non stanno procedendo come inizialmente previsto e potrebbe quindi rendersi necessario effettuare una rimodulazione del budget iniziale. 

Una rimodulazione di budget consiste in uno spostamento di denaro tra una categoria di spesa ad un’altra mantenendo invariato il costo complessivo di progetto.

Le regole e i limiti per la rimodulazione variano a seconda del programma con il quale il progetto viene finanziato. In particolare, bisogna fare attenzione alle soglie limite di variazione del budget tra una categoria di spesa e l’altra prevista all’interno del budget di progetto. In particolare, laddove, a causa della rimodulazione, vi fosse il superamento della predetta soglia, diviene necessario stipulare un emendamento contrattuale al budget iniziale del progetto, sempre che l’ente sovventore accetti la richiesta di modifica e la relativa giustificazione.

Pertanto, in relazione alla rimodulazione del budget si dovrà tener conto:

• Modalità di richiesta della rimodulazione: in alcuni casi è sufficiente una semplice comunicazione all’Autorità di Gestione o al Capofila di progetto, in altri casi invece potrebbe essere necessario attendere una approvazione delle modifiche eseguite e quindi del nuovo budget di progetto con emendamento contrattuale. A seconda delle regole del programma di finanziamento, la richiesta di modifica del budget potrebbe consistere nell’invio di una comunicazione tramite mail oppure tramite la piattaforma di riferimento del programma.
• Limiti percentuali: alcuni programmi prevedono dei limiti percentuali per le variazioni. Quando la variazione del costo iniziale non eccede una determinata percentuale prevista da programma di finanziamento non è richiesta una comunicazione ufficiale e non viene a determinarsi un emendamento contrattuale. Questa percentuale si aggira normalmente intorno al 10% - 20%. 
• Tempistiche: il regolamento di programma potrebbe prevedere anche delle tempistiche entro le quali è possibile inviare le richieste di rimodulazione.

Le rimodulazioni di budget sono molto importanti in quanto permettono di poter spendere il denaro messo a disposizione per il progetto che a seguito di eventi imprevisti non si è riusciti ad utilizzare all’interno della categoria di budget inizialmente prevista. Ad esempio, a causa della situazione pandemica che ha caratterizzato gli ultimi due anni, per molti progetti non sono stati utilizzati i fondi messi a disposizione per le spese di missione in quanto quest’ultime sono state annullate per via delle restrizioni e dei vari lockdown. Grazie alle procedure di rimodulazione, per molti progetti è stato possibile spostare questi fondi dalla categoria dei travel costs ad altre categorie di costo evitando quindi di perdere parte del budget di progetto a causa di mancate spese.

È importante sottolineare, però, che le variazioni di budget sono possibili laddove non vadano a modificare la natura del progetto e i suoi obiettivi e quando le attività progettuali vengano realizzate così come inizialmente previste.