Le competenze del responsabile finanziario di progetto

Nei progetti finanziati complessi, è previsto che, oltre al project manager, vi sia la figura del responsabile finanziario del progetto o finance manager.

Tale figura ha il ruolo di pianificare, gestire, controllare e riportare tutte le operazioni finanziarie relative al progetto. Pertanto, il finance manager avrà la responsabilità specifica delle spese da rendicontare per l’ottenimento del contributo previsto dal programma finanziatore.

Dovrà essere dunque in primo luogo un amministrativo, in grado di conoscere le regole di registrazione delle spese in contabilità, ma anche dovrà possedere adeguate competenze relativamente a tutte le norme che in qualche misura possono impattare nella corretta gestione finanziaria di un progetto.

In particolare, dovrà avere conoscenza delle norme civilistiche, fiscali, del diritto pubblico amministrativo che in qualche misura possono avere rilevanza nell’adempiere correttamente alla gestione della spesa all’interno di un progetto finanziato, soprattutto se il finanziamento sia di derivazione pubblica.

Inoltre, il finance manager dovrà conoscere approfonditamente le regole che caratterizzano il programma di finanziamento, in particolar modo le linee guida finanziarie che mettono a fuoco la corretta gestione del progetto. In tal senso dovrà definire fin dall’inizio dell’implementazione progettuale tutti gli strumenti utili e necessari previsi dal programma di finanziamento e calendarizzare tutte le scadenze di reporting.

Attraverso una pianificazione della spesa durante tutto il periodo di implementazione progettuale e mediante un sistema di rilevamento periodico di quanto effettivamente speso, il finance manager sarà in grado di svolgere il monitoraggio finanziario attraverso il quale sarà possibile rilevare eventuali difformità rispetto a quanto preventivato in sede di programmazione e budget.

Lo strumento di riferimento principale sarà senz’altro il budget, a cui spesse volte in fase di progettazione il finance manager contribuisce alla sua stesura. La conoscenza approfondita del budget e dei valori in esso riportati consente al finance manager di mettere in atto con una certa sicurezza le spese da affrontare per il progetto secondo le modalità previste e consentite dal programma che lo finanzia.

Molto spesso, nell’ambito di un’organizzazione di progetto è il project manager a dare l’input per lo svolgimento di una spesa, previa verifica da parte del finance manager dei termini e delle modalità di effettuazione. Vi dovrà essere pertanto una stretta collaborazione tra il finance manager e il project manager, facendo si che il primo possa essere di supporto e a garanzia del secondo su tutto ciò che attiene la corretta gestione finanziaria del progetto.

Nei progetti in cui vi sono più partener di progetto il finance manager del capofila avrà sovente una responsabilità non solo relativamente al budget del capofila, bensì anche su quella degli altri partner di progetto. Infatti, in fase di rendicontazione spetterà al finance manager del capofila realizzare il report consolidato delle spese del progetto e inviarlo all’ente finanziatore. Ciò presuppone che in questo caso il finance manager del capofila realizzi un controllo anche sul report presentato dai singoli partner, ancorché è possibile che ciascuno di essi abbia un proprio finance manager dedicato al progetto.

La collaborazione tra finance manager e tutto il team di progetto è essenziale per prevenire criticità che potrebbero inficiare la finanziabilità delle spese o il ritardo nel loro perfezionamento. Inoltre, al finance manager non sarà richiesto di conoscere tecnicamente tutti gli aspetti operativi e metodologici che afferiscono il progetto, ma senz’altro dovrà avere almeno una conoscenza del contesto operativo per poi nel caso di necessità approfondire con chi all’interno del team di progetto sia in grado di fornire gli elementi puntuali che giustifichino la realizzazione di una determinata spesa.