La dimostrazione dell’inerenza dei costi al progetto
Oct 21, 2025
Quando si gestisce un progetto finanziato, uno degli aspetti fondamentali per poter ricevere il contributo approvato è dimostrare l’inerenza delle spese sostenute. In altre parole, occorre provare che ogni costo rendicontato sia effettivamente collegato alle attività previste dal progetto.
Sebbene questo principio possa sembrare scontato, nella pratica non sempre è semplice da dimostrare. È quindi essenziale adottare sin da subito modalità di tracciabilità e documentazione che rendano chiaro e inequivocabile il legame tra la spesa e il progetto, condizione imprescindibile per la sua ammissibilità al contributo.
In primo luogo, è necessario partire dal budget, in quanto attraverso il budget si ha una rappresentazione più o meno dettagliata delle spese che sono afferenti al progetto. Non tutti i budget, suddivisi per categorie di costo, prevedono un dettaglio di tutte le spese e non tutti i budget vengono considerati restrittivi rispetto alle spese esposte. Senza dubbio, in relazione a tale ultimo aspetto, è necessario riferirsi al regolamento che sovraintende il programma di finanziamento. In ogni caso, partendo dal budget è possibile inquadrare e definire tutte le spese che, grazie all’approvazione, sono ritenute ammissibili in quanto inerenti al progetto. Per questo motivo sarà opportuno tracciare e identificare il più possibile nella documentazione di spesa il nesso con quanto previsto a budget utilizzando ad esempio negli ordini o nelle fatture la stessa denominazione indicata a budget.
Per quanto afferisce alla documentazione di spesa, essa, senza dubbio costituisce l’elemento fondante della dimostrazione della spesa che si differenzia in relazione alla categoria indicata nel budget di progetto.
Iniziando dalla categoria delle spese di personale, i documenti che attestano e dunque dimostrano l’inerenza della spesa al progetto sono: l’ordine di servizio in cui deve essere evidente l’attività affidata al dipendente dal soggetto beneficiario nell’ambito di quelle previste dal progetto; i timesheet con le ore o le giornate dedicate al progetto attraverso l’indicazione del nome o codice del progetto e le componenti operative – work package (WP).
Nell’ambito delle spese di viaggio, molto importante è che sia prevista tra le procedure del beneficiario, l’autorizzazione del viaggio con l’indicazione della motivazione dello stesso in relazione al progetto. Sempre nell’ambito dei viaggi saranno fondamentali per supportare l’inerenza, il programma del viaggio e l’evidenza della presenza nel luogo e nel giorno in cui si verifica l’attività di progetto (es.: foglio firme dei partecipanti all’evento progettuale).
Per quanto riguarda l’acquisto di beni consumabili, è importante che tutta la documentazione di spesa riporti in modo coerente i riferimenti al progetto. L’ordine di acquisto deve indicare chiaramente la denominazione o il codice del progetto e, nel caso di un finanziamento pubblico, anche il CUP. La fattura dovrà riportare le stesse informazioni presenti nell’ordine, oltre alla descrizione dettagliata dei beni forniti, mentre nel pagamento, se si tratta di un progetto con finanziamento pubblico, dovrà essere indicato nuovamente il CUP.
Relativamente ai servizi, sarà necessario rendere evidente nell’incarico o contratto di servizi, l’ambito e la fase progettuale nel quale il servizio verrà reso con l’indicazione del nome del progetto, il codice di progetto e nei casi di progetti con finanziamento pubblico il CUP. Come nell’acquisto di beni consumabili, anche per i servizi, nella fattura dovranno essere riportati gli elementi distintivi dell’attività nel progetto predefiniti nell’incarico o contratto e nel pagamento.
Per i beni strumentali, va distinto che possono essere beni esclusivamente acquistati per le finalità progettuali e in questo caso, per dimostrare l’inerenza della spesa, ci si dovrà comportare allo stesso modo che per l’acquisto dei beni consumabili. Se invece si tratta di beni già in uso o utilizzati parzialmente per la realizzazione del progetto, allora si dovrà introdurre l’utilizzo di un diario d’uso attraverso il quale verrà data evidenza del tempo di utilizzo dello stesso bene progettuale per le attività progettuali.
Infine, per le subcontraenze è fondamentale che il progetto le preveda sia nel budget che nella descrizione del progetto e pertanto attraverso il riferimento a ciò e applicando le stesse modalità utilizzate per l’acquisito di servizi, sarà possibile dimostrare l’inerenza e quindi l’eleggibilità della spesa rispetto al contributo previsto per il progetto.
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