La corretta gestione dei timesheet di progetto
Oct 07, 2025
La gran parte dei progetti finanziati prevedono che, per poter ottenere il contributo sulle spese di personale, vi sia da parte di ciascuna risorsa impegnata nel progetto la compilazione di un timesheet su base mensile.
Pertanto, attraverso gli ordini di servizio vengono individuate le risorse interne che si occuperanno delle componenti progettuali attraverso l’indicazione di un carico predefinito derivante anche dal budget approvato. Sempre negli ordini di servizio dovrà essere data indicazione della compilazione del timesheet su base mensile nelle modalità che il soggetto beneficiario abitualmente o, nel caso specifico, pone in essere. Si tratta infatti di definire le modalità di compilazione del timesheet che possono essere dalla compilazione di un foglio excel a un software specifico integrato con la gestione del personale.
Per i beneficiari che operano su più progetti, con fondi pubblici che derivano dall’Unione Europea, ma anche da altre fonti nazionali o regionali, il timesheet adottato dovrà essere integrato, nel senso che dovrà ottenere giorno per giorno tutte le ore svolte nei vari progetti e anche altre attività riconducibili al ruolo della risorsa compilatrice.
Nei casi, dunque, di timesheet integrato sarà fondamentale che le ore riportate siano le medesime risultanti nel foglio presenze e, più ufficialmente nel LUL – Libro Unico del Lavoro -.
I timesheet che vengono gestiti attraverso excel o mediante software che non hanno la possibilità di essere chiusi mediante firma elettronica dovranno essere stampati. Ciascun timesheet mensile dovrà dunque essere in primis datato e sottoscritto dalla risorsa che rendiconta le proprie attività sul progetto; Inoltre, dovrà essere sempre datato e sottoscritto dal project manager interno o dal diretto responsabile della risorsa rendicontata.
In considerazione che il timesheet ha una cadenza mensile, anche la compilazione dovrà avvenire alla fine di ciascun mese per cui vengono rendicontate le attività o nei primi giorni del mese successivo. Questo in quanto è plausibile ritenere che debba essere formalizzato quanto realizzato nel corso del mese subito a ridosso dello stesso mese e che la compilazione debba avvenire su base giornaliera. Per questo i software che impongono la compilazione del timesheet su base giornaliera dimostrano una maggiore affidabilità e oggettività di quanto riportato.
Nei progetti in cui si ha una scomposizione in componenti progettuali – work packages (WP) – dovranno essere riportate le ore lavorate in relazione a ciascuna componente prevista nel budget e in questo modo sarà possibile addivenire allo specifico valore rendicontato.
Nella rendicontazione dei costi del personale il timesheet è fondamentale in quanto attraverso il conteggio delle ore e il costo orario o giornaliero si determina quel valore che consente di valorizzare l’impegno dedicato al progetto da parte delle risorse interne del beneficiario. Un errato calcolo delle ore, ma soprattutto un sistema di compilazione del timesheet non affidabile, possono portare tagli alle spese di personale rendicontate. In particolare, laddove vengano ravvisate delle ore sul timesheet relative ore o giornate in cui nel LUL risultino ferie, permessi o malattie, oltre al taglio di queste ore si creano dei forti dubbi sull’attendibilità di tutte le ore riportate nel timesheet.
È dunque opportuno effettuare mensilmente per ciascuna risorsa impiegata nel progetto un controllo dei timesheet compilati confrontandoli con le ore lavorate presenti nel LUL.
Altro elemento fondamentale che deve essere riportato nei timesheet è il nome del progetto, che, nel caso di abbreviazioni, deve riportare l’acronimo ufficiale o il codice di progetto attribuito dall’ente sovventore.
Se non disponi ancora di un modello di timesheet mensile, puoi scaricarne uno gratuitamente visitando la sezione “Strumenti” del sito https://www.rendicontazioneprogetti.it/timesheet.
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