Il ruolo del capofila nei progetti finanziati
Nov 04, 2025
La maggior parte dei progetti finanziati dall’Unione Europea, così come anche da altri soggetti sovventori, sono realizzati attraverso dei partenariati, ossia mediante l’accordo tra più soggetti a dar corso al progetto attraverso una collaborazione basata su esperienze, capacità e conoscenze. In questi casi si ha dunque una pluralità di beneficiari che dovranno svolgere il proprio ruolo in base a quanto predefinito nella domanda e a spendere il proprio budget approvato in relazione alle attività ascrivibili a ciascuno di essi.
In questi casi è necessario individuare tra i partner il soggetto chiamato a svolgere il ruolo di capofila – lead partner – che, oltre a coordinare le attività complessive del progetto, è chiamato a rivestire formalmente il ruolo ufficiale di controparte rispetto all’ente sovventore. Spetterà infatti al capofila firmare il contratto di sovvenzione – grant agreement – così come tutti i report previsti. Oltre che formalmente, anche operativamente, il capofila risulta essere il soggetto a cui l’ente sovventore si rivolge per dare indicazioni rispetto alle attività di monitoraggio e di reporting.
Pertanto, in considerazione dell’anzidetto ruolo di controparte ufficiale del progetto rispetto all’ente sovventore, il capofila dovrà definire il proprio ruolo con i relativi obblighi e diritti attraverso un contratto con tutti i partner progettuali, detto accordo di partenariato – consortium agreement o partnership agreement -. In tale accordo si dovranno prevedere dunque le modalità attraverso cui i partner daranno riscontro al capofila delle proprie attività e risponderanno formalmente e puntualmente di ciò che il progetto prevede in termini di monitoraggio e di reporting.
Oltre al coordinamento delle attività complessive del progetto assegnate ai singoli partner, il ruolo del capofila è importante per la gestione della reportistica prevista dal programma di finanziamento e dal contratto di sovvenzione. In molti progetti finanziati spetta infatti al capofila raccogliere i singoli report tecnici e finanziari provenienti dai partner e creare dei documenti complessivi da inviare all’ente sovventore. Infatti, il capofila dovrà raccogliere per la parte tecnica tutte le attività svolte dai singoli partner e redigere un report che complessivamente descriva quanto svolto nel periodo di implementazione progettuale di riferimento. Allo stesso modo per le spese, il capofila raccoglierà i singoli rendiconti e redigerà un rendiconto consolidato di tutte le spese sostenute dall’intero partenariato nel periodo di riferimento. Ci sono altri casi in cui i singoli partner rendicontano direttamente all’ente sovventore, ma in questi casi viene comunque chiesto al capofila di dare un riscontro complessivo delle spese sostenute in relazione al budget approvato. Ciò deriva dal fatto che l’ente sovventore ha approvato un budget complessivo e pertanto, sulla base delle categorie di spesa in esso previste, sarà necessario darne conto nella forma aggregata per consentire di verificare eventuali scostamenti, talvolta permessi ma entro determinate soglie. Infatti, posto che normalmente il budget approvato non può essere superato nel valore totale, sono previste delle possibilità di sconfinamento di talune spese a favore di altre entro una determinata soglia che comunque fa sempre riferimento al budget complessivo e mai a quello dei singoli partner. Allo stesso modo, qualora un partner abbia sostenuto spese inferiori rispetto a quanto previsto dal proprio budget, sarà possibile, nel caso in cui un altro partner abbia invece superato il proprio budget, compensare la maggiore spesa di quest’ultimo utilizzando il margine residuo del primo, sempre però nel rispetto del budget complessivo del progetto.
Nei casi in cui nel progetto, durante l’esecuzione, si rendesse necessario apportare delle modifiche ad alcune attività o ad alcune spese sopra le soglie consentite, spetterà al capofila richiedere un emendamento contrattuale – amendament – all’ente sovventore per ottenere formalmente il permesso a procedere nella modalità differente rispetto a quella originariamente prevista dal contratto di sovvenzione.
Infine, nell’ipotesi in cui, a seguito della conclusione del progetto e in relazione a dei controlli delle spese dovesse emergere l’ineleggibilità di alcune di esse, l’ente sovventore richiederà al capofila la restituzione dell’eventuale contributo erogato per la parte ritenuta ineleggibile, indipendentemente al fatto che le spese non considerate eleggibili siano o non siano state sostenute dal capofila. Nei casi in cui tali spese non considerate eleggibili riguardino uno dei partner, spetterà al capofila retrocedere a questi la richiesta pervenuta di restituzione da parte dell’ente sovventore.
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