Il calcolo dei costi del personale

Nei progetti finanziati la maggior parte del budget è rappresentato dai costi del personale impiegato sul progetto. Tra i vari programmi di finanziamento esistono modalità diverse di valorizzazione dei costi del personale, che vanno da un costo orario effettivo ad un costo standard.

Nella nuova programmazione dei fondi europei 2021 – 2027, come conseguenza dell’intento di mettere in atto procedure semplificate, è sempre più presente la modalità di rendicontazione mediante costi standard. Ciò non toglie però la necessità di dover valorizzare le risorse umane impegnate sul progetto finanziato.

Pertanto, partendo ad analizzare i costi del personale basati sul costo orario, ci si trova a dover determinare sia il costo lordo annuale della risorsa dedicata al progetto, sia il numero di ore lavorabili o lavorate nell’intero anno.

Infatti, dal rapporto tra i due valori si ottiene il costo orario che poi dovrà essere moltiplicato per le ore lavorate sul progetto derivanti dai timesheet mensili.

Tra i metodi di calcolo previsti normalmente nelle linee guida finanziarie dei programmi vi è quello che considera al numeratore il costo annuale lordo del dipendente da contratto, quindi teorico, e al denominatore le ore annuali lavorabili sempre in base al contratto. Tale metodo si discosta da quello, meno utilizzato, che prevede al numeratore il costo annuale lordo effettivo e al denominatore le ore effettivamente lavorate nell’anno di riferimento. Un terzo metodo, largamente utilizzato ad esempio nei programmi Horizon 2020, è quello di considerare al numeratore il costo lordo annuale da contratto e al denominatore un monte ore standard pari a 1.720. Talvolta è possibile scegliere il metodo, ma ciò che è importante è verificarne l’adeguatezza e, più nello specifico, stare attenti a non confondere e dunque a mischiare il metodo che si basa su costo e ore da contratto, rispetto a quello che prende in considerazione costo annuale lordo effettivo con ore lavorate effettive. Per ottenere il costo lordo annuale è necessario considerare quello di un intero anno già chiuso, quindi l’anno precedente.

Il metodo di calcolo del costo orario, o come nel programma Horizon Europe del costo giornaliero, va sempre rappresentato in tutte le sue componenti in maniera da poter essere facilmente controllato da parte dei verificatori. Esistono modalità diverse di rappresentazione dei costi orari o giornalieri, ma tutte dovrebbero trovare un punto di riscontro nelle buste paga come, ad esempio, la retribuzione lorda mensile. È presente nella sezione strumenti https://www.rendicontazioneprogetti.it/foglio-di-calcolo uno strumento di rappresentazione.

In molti programmi, specialmente in quelli di cooperazione transnazionale (Interreg), esiste la possibilità di assegnare l’impegno delle risorse umane alle attività di progetto mediante una percentuale. Tale percentuale deve essere applicata al costo mensile lordo e deve mantenersi inalterata per il periodo rendicontato. Normalmente l’ordine di servizio avviene mediante un assignment che definisce la percentuale sul progetto e la percentuale selle diverse componenti (WP) in cui è suddiviso il progetto. È inoltre alla fine di ciascun periodo rendicontativo previsto un activity report a conferma delle percentuali lavorate sul progetto.

Tra le semplificazioni troviamo anche i costi orari standard che predefiniscono dei valori in relazione al livello del personale impegnato nel progetto. In questo caso si tratterà di conteggiare le ore da timesheet e moltiplicarne il valore per il costo standard di riferimento.

Infine, la maggior semplificazione per la rendicontazione dei costi del personale la si ha nei casi previsi in  cui il valore viene determinato attraverso l’applicazione di una percentuale, normalmente il 20%, su tutti gli altri costi diretti di progetto (es.: servizi, materiali, …).