I costi indiretti
Aug 05, 2025
Molto spesso, nei budget dei progetti finanziati, sono previsti dei costi indiretti, in inglese overhead costs.
I costi indiretti sono tutte quelle spese che non sono sostenute esclusivamente per un singolo progetto – come invece accade per i costi diretti – ma fanno parte delle normali spese di funzionamento dell’organizzazione beneficiaria. Tuttavia, una parte di questi costi può comunque essere attribuita al progetto, in quanto necessaria per la sua realizzazione. A titolo esemplificativo appartengono ai costi indiretti:
- spese di ufficio: affitto, utenze (elettricità, riscaldamento, internet), pulizie;
- supporto amministrativo e gestionale: stipendi del personale amministrativo, contabile, legale o delle risorse umane che supporta indirettamente il progetto;
- materiale d'ufficio: carta, toner, penne;
- manutenzione generale: del software, dell'hardware, degli spazi comuni;
- ammortamento di beni strumentali non direttamente dedicati al progetto.
Sono costi reali e necessari, ma la loro imputazione diretta al progetto sarebbe complessa e arbitraria.
Per ovviare a questo processo di quantificazione, è previsto nella maggior parte dei progetti europei che questi costi possano rientrare nel budget e dunque nel rendiconto di progetto attraverso un valore percentuale fisso commisurato su altri costi diretti. Tale metodologia di commisurazione del costo è identificata come flat rate.
Nella maggior parte dei programmi di finanziamento sia diretti (Horizon Europe, Erasmus+, LIFE, FSE+, FESR, ecc.), che indiretti (Interreg, transfrontalieri, fondi strutturali), i costi indiretti non vengono calcolati su base reale, cioè non è necessario documentare ad esempio ogni singola bolletta o stipendio del personale amministrativo. Questi costi vengono invececalcolati applicando una percentuale fissa ai costi diretti eleggibili del progetto. Va detto che comunque il beneficiario per essere titolato ad ottenere il riconoscimento di detta percentuale deve essere in grado di dimostrare di possedere dei costi indiretti ancorché questi non debbano essere commisurati al valore ricavato dall’applicazione della percettuale fissa sui costi diretti.
Le percentuali variano dal 7 al 25% in funzione a quale tipologia di costi si riferiscono.
La percentuale più comune e diffusa per i programmi europei diretti è il 25%, mentre per quelli indiretti è il 15%.
Il calcolo avviene sul valore totale dei costi diretti eleggibili: si sommano tutte le spese direttamente imputabili al progetto (costi del personale che lavora direttamente sul progetto, viaggi, attrezzature specifiche per il progetto, subcontratti, ecc.). In molti casi vi possono essere delle limitazioni alle tipologie dei costi diretti a cui fare riferimento e pertanto, in base al regolamento del programma, può essere previsto che la percentuale fissa non possa essere applicata alle subcontraenze, oppure in altri, i costi indiretti vengono calcolati esclusivamente come percentuale fissa sul totale dei costi del personale.
È dunque fondamentale che i costi diretti siano eleggibili in quanto nel caso in cui in fase di audit di primo o di secondo livello venisse ravvisata l’ineleggibilità di un costo diretto, oltre a non essere riconosciuto il costo diretto verrebbe automaticamente disconosciuta la percentuale di costi indiretti calcolata sul costo diretto.
Il flat rate offre numerosi benefici sia per i beneficiari che per l'UE:
- semplificazione amministrativa: elimina la necessità di raccogliere, documentare e giustificare migliaia di piccole spese indirette, riducendo drasticamente l'onere burocratico per le organizzazioni;
- prevedibilità: permette ai beneficiari di sapere fin dall'inizio esattamente quanti fondi avranno a disposizione per coprire le spese generali;
- focus sul progetto: le organizzazioni possono concentrarsi maggiormente sull'implementazione delle attività progettuali, piuttosto che sulla contabilità dettagliata delle spese indirette;
- equità: applica lo stesso principio a tutti i beneficiari, garantendo parità di trattamento.
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