I costi del personale nei progetti finanziati

I costi del personale costituiscono la parte preponderante dei progetti finanziati. Essi possono essere rendicontati secondo diverse modalità: nella maggior parte dei casi sono calcolati sulla base di costi reali mentre altre volte vengono considerati in via indiretta (su base percentuale).

Quando la rendicontazione avviene sulla base di costi reali, il calcolo della spesa viene effettuato moltiplicando le ore lavorate dal dipendente al progetto per il suo costo orario. Quest’ultimo viene calcolato come rapporto tra il costo del lavoro e le ore effettivamente lavorate o lavorabili.

Quindi, partendo dal costo lordo mensile che è normalmente presente nelle buste paga è possibile determinare il costo annuale lordo di ciascuna risorsa coinvolta. Infatti, il costo lordo mensile deve essere moltiplicato per il numero delle mensilità previste dal Contratto Nazionale del Lavoro di riferimento.

Inoltre, oltre al Trattamento di Fine Rapporto, vengono aggiunte le componenti previdenziali e assistenziali a carico del beneficiario. Il denominatore, invece, può essere calcolato in modi diversi a seconda del programma di riferimento:
 - numero di ore lavorabili in un anno da contratto;
 - numero di ore effettivamente lavorate in un anno;
 - numero di ore standard (1720)

Nelle rendicontazioni a costi reali il costo del personale è normalmente riferito e calcolato facendo riferimento alle ore lavorate, ma in taluni casi tale calcolo può essere basato sui mesi uomo o sulle giornate uomo.

Per approntare al meglio il calcolo bisogna quindi fare molta attenzione a quanto previsto dalle linee guida del programma di finanziamento. 

Lo strumento che si utilizza per registrare il tempo dedicato al progetto è il Timesheet.

Normalmente il Timesheet viene realizzato su base mensile e giorno per giorno vengono indicate le ore lavorare sulle varie attività e progetti. I Timesheet che vengono utilizzati per i progetti finanziati sono spesso molto diversi tra loro.

La realizzazione di un Timesheet integrato rappresenta un modo univoco e corretto di registrare le ore e le attività svolte da parte di ciascuna risorsa umana che viene rendicontata.

Infine, si ricorda che i costi appartenenti a questa categoria riguardano solo personale dipendente sia a tempo determinato sia a tempo indeterminato imputato al progetto, ovvero incaricato a lavorare sul progetto attraverso un ordine di servizio.

Talvolta possono essere ricompresi nella categoria dei costi del personale anche i contratti di lavoro parasubordinato: CO.CO.CO, CO.CO.PRO. (abrogati dal 2016) e assegni di ricerca.

Questi, in base alla loro natura atipica e in base alle norme giuslavoristiche vigenti, sono finalizzati alla realizzazione di un determinato progetto e non sono dunque basati sul tempo. Pertanto, va riposta particolare attenzione alle limitazioni che taluni regolamenti di programmi di finanziamento, come i programmi Horizon Europe o LIFE, impongono al fine di poter considerare tali contratti e quindi i relativi costi tra le spese del personale.