Come rendicontare un progetto
In relazione alle diverse tipologie di progetti finanziati, soprattutto in riferimento alle regole specifiche che caratterizzano il riconoscimento di contributi al sostenimento di spese finalizzate ad un progetto approvato, vi sono molteplici modalità di rendicontazione e quindi di attestazione delle spese sostenute da parte di un beneficiario per l’implementazione progettuale.
Pertanto, al di là delle regole generali, quali ad esempio il sostenimento della spesa attraverso il pagamento, ogni programma di finanziamento può prevedere delle regole e quindi anche delle limitazioni alle modalità di spesa specifiche.
Per prima cosa bisognerà dunque tenere in considerazione tutte le regole che sovraintendono il contratto di sovvenzione stipulato con il donor da parte del beneficiario.
Ai fini organizzativi per svolgere il rendiconto, sarà sempre utile e necessario realizzare un elenco delle spese sostenute in ordine cronologico e suddivise in relazione alle diverse tipologie di spesa e di componenti operative (Work Packages) attraverso le quali è stato predefinito il budget di progetto.
Molti progetti prevedono diverse fasi rendicontative in relazione ai periodi intermedi in cui è suddivisa l’operatività progettuale. Per ciascuna dovranno essere dunque riportate tutte le spese sostenute all’interno del periodo intermedio considerato e, al termine delle attività di progetto, vi dovrà essere la rendicontazione finale che in alcuni casi dovrà ricomprendere anche quella dei periodi intermedi precedenti.
Per svolgere un’efficace rendicontazione è opportuno partire dal budget approvato e periodicamente aggiornare in via progressiva le spese sostenute in relazione alle diverse categorie e alle diverse componenti.
Tale processo consente di effettuare un monitoraggio continuo dell’avanzamento della spesa in funzione della programmazione e dunque della tempistica specifica e complessiva prevista e approvata.
La creazione dunque di una lista delle spese imputabili al progetto dovrà contenere alcuni elementi pressoché sempre ritenuti utili e essenziali da parte dell’ente finanziatore.
Questi sono:
- Identificativo progressivo della spesa di progetto
- Categoria di costo
- Componente attività di progetto
- Documento giustificativo di spesa (fattura, busta paga, ricevuta, nota spese, …)
- Data e numero del documento giustificativo di spesa
- Importo del giustificativo
- Importo rendicontato
- Importo pagato
- Data di pagamento
- Riferimento di registrazione nella contabilità del beneficiario (protocollo IVA, COGE, …)
- Periodo di riferimento (nei casi di più periodi intermedi)
- Descrizione della spesa
Oltre queste informazioni utili e necessarie, alcuni programmi richiedono altre informazioni quali ad esempio il numero di giornate svolte da ciascuna risorsa, sottocategoria di spesa, mezzi di pagamento utilizzati, …
Attualmente molti programmi prevedono l’utilizzo di piattaforme in cui debbono essere caricate le spese secondo determinati modelli e in alcuni casi anche i giustificativi scansionati.
È possibile, una volta caricate le spese, estrarre l’elenco nei formati Excel o PDF per eventuali stampe e attività di controllo.
Ogni rendiconto, per essere ufficiale, deve contenere la data e la firma del legale rappresentante o di chi è stato indicato nel contratto di sovvenzione quale rappresentate dell’ente nell’ambito del progetto.
La sottoscrizione, tranne alcune eccezioni, può avvenire mediante la firma elettronica, ma in alcune piattaforme avviene telematicamente mediante la sottomissione del rendiconto con la contestuale autenticazione da parte del soggetto beneficiario.
Infine, in alcuni progetti, a seguito della rendicontazione, viene richiesta la revisione e la certificazione da parte di un professionista o società abilitata. Va detto che il revisore è chiamato a intervenire una volta realizzato il rendiconto e non durante la fase di preparazione.
