Come realizzare un budget di progetto con successo

Il budget di progetto costituisce uno tra gli elementi fondamentali per l’approvazione di un finanziamento.

Oltre a determinare il fabbisogno finanziario per consentire di realizzare gli obiettivi in esso previsti, il budget di progetto dimostra la capacità previsionale da parte del richiedente di quanto necessario a dar atto alle azioni progettuali.

L’ente finanziatore, dunque, valuterà con attenzione se il budget è correttamente ponderato e sia in grado di prevedere le risorse finanziarie necessarie per permettere di realizzare quanto riportato nella parte descrittiva del progetto.

Per questo motivo, in tutti i progetti finanziati, in particolar modo in quelli finanziati dall’Unione Europea, viene richiesto di declinare il budget sia per categorie di spesa previste (spese di personale, spese di viaggio, spese per servizi, ecc.), sia per componenti e azioni progettuali (organizzazione kick-off meeting, mappature, test, missioni sul campo, organizzazione di un convegno, ecc.).

In questo modo i valutatori saranno in grado di poter misurare l’adeguatezza dei costi previsti a budget e di conseguenza di validare o meno la proposta progettuale.

Pertanto, quando ci si accinge a realizzare un budget di un progetto finanziato sarà necessario:

1. Conoscere le regole che sovraintendono il programma di finanziamento;
2. Considerare l’ammontare di contribuzione che il programma consente e il dimensionamento finanziario minimo e massimo che il progetto deve avere;
3. Porre attenzione al dimensionamento finanziario rispetto alle proprie capacità di
autofinanziamento, sia per le anticipazioni necessarie per effettuare le spese, sia per la parte di costi non coperta dal contributo e pertanto autofinanziata;
4. Avere una chiara rappresentazione delle azioni da intraprendere all’interno delle componenti progettuali, raccordandosi con chi sviluppa la proposta o domanda progettuale per quanto attiene gli aspetti tecnico realizzativi;
5. Preventivare anche attraverso il supporto documentale tutti i costi previsti in via analitica, tra cui anche quelli del personale interno chiamato a svolgere attività progettuali;
6. Prevedere il cronoprogramma di spesa in base alle azioni progettuali da intraprendere durante tutta la durata del progetto;
7. Valutare eventuali rischi connessi a situazioni potenzialmente incombenti anche se al momento non specificatamente in atto (aumenti di spese per materiali, aumenti del costo del lavoro, ecc.);
8. Considerare i limiti di sforamento consentiti rispetto alle categorie di costo e, in alcuni casi, al valore complessivo del budget;
9. Definire l’organizzazione e quindi le risorse considerate necessarie per la gestione del progetto;
10. Assicurare una capacità interna di monitoraggio della spesa e un controllo preventivo e consuntivo di quanto finanziariamente messo in atto.

Le situazioni che più comunemente portano a considerare un budget non appropriato e quindi a non approvare il progetto presentato sono:

1. Mancanza di dettaglio delle spese previste;
2. Sopravalutazione dei costi rispetto a quelli comuni di mercato, senza giustificato motivo;
3. Sproporzione del budget rispetto alle proprie capacità finanziarie dimostrate dai bilanci;
4. Mancanza di esperienza da parte di chi sarà chiamato a gestire il progetto;
5. Errori dovuti al non rispetto delle regole del programma.

Il consiglio è dunque quello di porre molta attenzione alla fase di costruzione del budget di progetto, procedendo, in una prima fase, a un dimensionamento equilibrato rispetto ai minimi e massimi previsti dal programma, successivamente alla definizione di tutte le spese coerentemente con le azioni previste all’interno del progetto.

Qualora vi fossero dei co-finanziatori, oppure alcune delle azioni progettuali consentissero di ottenere delle entrate, all’interno del budget dovranno essere riportate e il contributo richiesto verrà calcolato di conseguenza in base ai massimali previsti dal programma.