Come realizzare l’attività di monitoraggio
Jul 06, 2022
I progetti si realizzano in un periodo temporale più o meno lungo, talvolta di alcuni anni, durante il quale possono manifestarsi situazioni che sono causa di scostamenti rispetto alle previsioni.
Proprio negli ultimi tempi abbiamo infatti assistito a eventi di portata straordinaria che hanno impattato su molti progetti sia dal punto di vista delle attività previste, sia da quello degli importi predefiniti nei budget.
Dal momento che i progetti finanziati prevedono l’approvazione preventiva sia degli obiettivi da raggiungere, ma anche delle attività da porre in essere mediante un determinato budget, ogni variazione che si dovesse manifestare nel periodo implementativo deve prontamente essere rilevata in modo da permettere di intervenire con correttivi atti a mantenere integri gli obiettivi prefissati.
Per fare ciò è necessario realizzare un’attività di monitoraggio periodica, con una cadenza compatibile con l’intera durata progettuale, in cui vengano rilevati e misurati tutti gli scostamenti tra quanto fino a quel momento realizzato rispetto a quanto programmato.
Il monitoraggio presuppone innanzitutto di identificare, nell’ambito del cronoprogramma realizzativo progettuale, i seguenti elementi:
- Azioni da compiere
- Output - deliverables da produrre
- Indicatori di risultato
- Spesa sostenuta e declinata per categoria e componente progettuale.
Partendo dunque dal progetto approvato è necessario predefinire sulla base di un cronoprogramma cadenzato dalle scadenze di monitoraggio che si ritengono coerenti con la durata progettuale (es.: mensili, trimestrali, semestrali, …), tutti gli elementi progettuali previsti fino a quella data. Ad esempio, se entro il terzo mese di progetto dovranno essere realizzate 2 azioni progettuali con 1 output, 2 indicatori di risultato e un budget specifico pari ai X euro, nel monitoraggio si andrà a verificare ciò che nella realtà è stato realizzato e speso, in modo da mettere in evidenza gli eventuali scostamenti, in particolare quelli ritenuti più significativi.
Ovviamente ne seguirà un’analisi attraverso la quale dovranno essere adeguatamente verificate le cause degli scostamenti e, a seguire, le possibilità di porre in essere le azioni correttive e di riassestamento rispetto alle previsioni.
Qualora gli scostamenti fossero destinati a incidere negativamente sulla riuscita del progetto in termini di mancati obiettivi, sarà necessario informare l’ente sovventore e con questo, ove possibile, concordare delle modalità di revisione del progetto e del relativo budget.
Nella maggior parte dei casi, le modifiche progettuali, incidendo sull’accordo contrattuale, comporteranno un emendamento con la ridefinizione delle parti progettuali variate.
Il monitoraggio è dunque un’attività indispensabile in ogni progetto ed è quindi opportuno nelle proposte progettuali, laddove non espressamente già richiesto, prevedere tale attività andando a indicare le modalità operative e il soggetto a cui verrà affidato tale compito. Laddove, infatti, il ruolo del monitoraggio venga affidato ad altro soggetto rispetto al project manager, questi dovrà continuativamente relazionarsi con il project manager per individuare prontamente le situazioni difformi a quanto programmato.
Nei progetti con più partner l’attività di monitoraggio è normalmente svolta dal capofila che, avendo la responsabilità nei confronti dell’ente sovventore, dovrà misurare l’andamento di quanto realizzato e speso da parte di ciascun partner di progetto.
Operativamente è opportuno avvalersi di tabelle in cui siano predefiniti tutti gli elementi progettuali riportando per le varie scadenze i valori previsionali. Ad ogni scadenza il monitor misurerà i valori effettivi e li riporterà nella tabella indicando gli scostamenti. Sempre nella tabella, in ulteriori 2 colonne, verranno indicate le motivazioni degli scostamenti e le azioni correttive da porre in essere.
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