Come prepararsi ai controlli di primo livello

In gran parte dei progetti finanziati sono previsti i controlli di primo livello, anche definiti come audit o revisioni dei rendiconti di spesa. Tali controlli devono essere realizzati da parte di revisori legali iscritti al registro del Ministero dell’Economia e Finanze.

La selezione e dunque la scelta del controllore di primo livello, talvolta anche indicato come FLC – First Level Controller -, spetta allo stesso soggetto beneficiario. Ciò non toglie il fatto che il controllore dovrà essere indipendente rispetto al beneficiario per agire con imparzialità nella propria attività di revisione.

Il controllo di primo livello spesso riguarda il 100% delle spese rendicontante, ma oggi in molti progetti europei, tra cui recentemente gli Interreg, è previsto il campionamento delle spese da verificare sulla base di criteri che definiscono la rappresentatività rispetto al presunto livello di rischio che riguarda la singola categoria di spesa. Sia nei controlli al 100% che per quelli sulla base del campionamento, l’attività inizia a seguito della chiusura della rendicontazione da parte del soggetto beneficiario. Pertanto, laddove vi sia una piattaforma per l’imputazione delle spese e dunque del rendiconto, il revisore verrà chiamato ad agire solo al seguito della chiusura della rendicontazione da parte del beneficiario, molto spesso con sottomissione e chiusura della procedura per il caricamento dei dati. Infatti, il revisore per svolgere il proprio controllo dovrà avere la certezza che i dati controllati siano esattamente gli stessi che verranno inviati all’ente sovventore.

Sul piano del controllo delle spese rendicontate il revisore agirà per garantire e dunque certificare che le norme vigenti e il regolamento del programma che sovvenziona il progetto siano state correttamente applicate e rispettate. Conseguentemente il revisore verificherà i giustificativi di spesa valutandone l’inerenza e l’adeguatezza a quanto previsto dal regolamento di riferimento. Nei casi in cui il revisore constatasse la mancanza di qualche documento o vi fosse la necessità di ulteriore documentazione a comprova della regolarità della spesa sostenuta, invierà i propri rilievi al beneficiario e consentirà a questo in un determinato lasso di tempo di inviare le integrazioni e/o proprie controdeduzioni. Al termine, il revisore provvederà a rilasciare il proprio certificato in cui riporterà le spese approvate e indicherà nell’eventualità quelle non ritenute ammissibili.

Oltre ai giustificativi delle spese rendicontate, il revisore appurerà l’esistenza di un sistema contabile idoneo alla regolare registrazione dei documenti in base alle norme vigenti, l’effettiva registrazione delle spese, la tracciabilità delle stesse, la presenza di eventuali beni strumentali, investimenti, prototipi e la corretta comunicazione della provenienza dei fondi che sovvenzionano. Più recentemente sono state introdotte delle regole che prevedono la verifica anche dei principi orizzontali – parità di genere – e il rispetto dell’ambiente.

In relazione ai programmi esistono diverse tipologie di certificati, spesso accompagnati da una check list che il revisore è chiamato a compilare per dimostrare di aver provveduto ad effettuare tutti i controlli previsti per le diverse categorie di costo.

Una volta rilasciata la certificazione il soggetto beneficiario provvederà a inoltrare la rendicontazione accompagnata dalla certificazione stessa al soggetto sovventore. Spesso queste operazioni vengono svolte all’interno delle piattaforme distintamente da parte del beneficiario per quanto riguarda la rendicontazione, da parte del revisore per quanto riguarda la certificazione.

Al fine di rendere eleggibile il costo del controllo di primo livello, prima dell’emissione del certificato da parte del revisore, sarà necessario aver provveduto al pagamento dell’onorario in quanto, come per tutte le altre spese, il criterio normalmente praticato per l’eleggibilità della spesa è quello di cassa, ossia della spesa effettivamente sostenuta.