Come effettuare i report di progetto

Nella maggior parte dei progetti finanziati viene richiesto, almeno alla conclusione della fase implementativa, di provvedere a un report che contenga sia la relazione delle attività svolte, sia il rendiconto delle spese sostenute. Talvolta i report vengono richiesti anche per i periodi intermedi nei quali è suddiviso il progetto.

Va detto che la finalità principale dei report è quella di riassumere nei confronti del soggetto erogatore quanto realizzato in considerazione di quanto previsto e, per la parte finanziaria, di quanto speso in relazione a quanto previsto a budget.

Pertanto, è fondamentale realizzare il report sulle attività svolte, report tecnico, tenendo in considerazione quanto previsto nel progetto approvato in termini di suddivisione delle attività da compiere, dei risultati attesi da raggiungere, dei deliverables – output da realizzare, degli indicatori di performance, KPIs, da dimostrare.

Inoltre, sarà necessario indicare come è avvenuto il coordinamento con eventuali altri partner di progetto, come si sono coinvolti gli eventuali stakeholder, in che modo il progetto possa essere sostenibile nel lungo periodo, una volta che l’aiuto finanziario verrà meno, e come si generino gli eventuali effetti moltiplicativi nei casi in cui il progetto sia focalizzato ad una fase prototipale utile a sperimentare quanto poi potrà essere realizzato su vasta scala.

Va detto che formalmente il report finale sancisce la conclusione del progetto e quindi, la sua approvazione determina da parte del beneficiario, il diritto al contributo preventivato. Salvo, eventuali controlli di secondo livello successivi alla conclusione del progetto, l’approvazione del report finale con la somma complessivamente rendicontata consente al beneficiario di accertare il contributo spettante nella propria contabilità e quindi anche nel proprio bilancio d’esercizio. 

Operativamente. sulla base della domanda di progetto approvata, è consigliabile schematizzare il progetto attraverso l’identificazione, in primis, delle componenti implementative, work packages, e a seguire, con più dettaglio, tutte le attività, i deliverables da realizzare e i KPIs da raggiungere. In questo modo, a posteriori, sarà più semplice relazionare in maniera puntuale lo svolgimento del progetto in funzione di quanto previsto, meglio se attraverso delle elencazioni di raccordo con la domanda approvata.

Molto spesso il report tecnico viene lasciato in forma libera, ossia senza uno schema da seguire. Pertanto, in questi casi sarà ancora più opportuno redigere il report in relazione al progetto approvato, riportando quanto effettivamente svolto.

Oltre alla parte descrittiva, il report tecnico deve fornire mediante allegati prova dei deliverables realizzati. Ciò, laddove non possibile con le prove in originale (documenti, prodotti, gadgets, …), avverrà mediante il ricorso a prove fotografiche. 

In relazione alla parte finanziaria, oltre al rendiconto di spesa, spesso viene richiesta una relazione che spieghi e motivi eventuali scostamenti rispetto al budget. Pertanto, le differenze emergenti per tipologia di spesa, piuttosto che per componenti progettuali dovrà essere giustificata, soprattutto per gli scostamenti di maggiore rilevanza. E’ importante, infatti, che il report tecnico e il report finanziario siano strettamente collegati tra loro.

L’approvazione del report di progetto, come già sopra menzionato, rappresenta il momento formalmente rilevante per il diritto al contributo da parte del beneficiario nei confronti dell’ente sovventore. A volte, questi può richiedere alcune integrazioni o maggiori approfondimenti nelle parti ritenute poco esaustive e in alcuni casi può non approvare in tutto o in parte quanto realizzato adducendo la mancanza o la difformità a quanto contrattualmente previsto.