Come costruire il budget di un progetto finanziato

Nella presentazione di un’idea progettuale in risposta a un bando in cui sia previsto un finanziamento è fondamentale costruire con attenzione il budget che quantifichi l’ammontare necessario per realizzare le attività e raggiungere gli obiettivi previsti.

Il tutto deve avvenire nel rispetto sia delle regole che lo stesso bando prevede relativamente ai costi ammissibili, sia delle esigenze finanziarie per coprire tutte le spese utili a svolgere la fase implementativa riportata nella domanda.

Infatti, per l’ammissibilità della domanda di finanziamento saranno valutati sia gli obiettivi del progetto, le attività e le modalità operative previste per il raggiungimento degli stessi, ma anche i costi preventivati e riportati all’interno del budget. Sottovalutate la costruzione del budget attraverso la mancata coerenza delle cifre riportate con le attività da realizzare, o con l’ammontare di contributo previsto, può determinare
il rifiuto da parte dell’ente finanziatore ad approvare la domanda e a concedere il finanziamento.

Un importante punto di partenza per la costruzione del budget è la verifica del massimale di contributo previsto sia in termini percentuali, sia in termini assoluti. Questo è possibile in quanto in quasi tutti i bandi viene riportata sia la percentuale di contributo, sia l’importo massimo che il progetto può avere. Sarà pertanto possibile realizzare il dimensionamento finanziario del progetto all’interno del quale si dovrà operare per imputare gli importi necessari a sostenere tutti i costi preventivati per la realizzazione del progetto. Ovviamente non è detto che sia sempre necessario dimensionare il budget rispetto ai massimali, ma sarà possibile, sulla base delle necessità implementative, prevedere somme inferiori, ma mai superiori.

Tutti i budget di progetto prevedono dunque una ripartizione tra le diverse tipologie di spesa (personale, viaggi, servizi, beni strumentali, …) e anche rispetto alle fasi implementative del progetto, da cui deriva il cronoprogramma di spesa. Ciò determina l’esigenza di analizzare con attenzione le componenti di costo e i relativi valori durante tutte le fasi progettuali.

Sia una sottovalutazione dei costi, con conseguente mancanza di finanziamento necessario per far fronte alle spese previste, sia una sopravalutazione, con il rischio di respingimento della domanda per mancanza di coerenza e correttezza dei valori riportati, rappresentano le maggiori criticità da evitare in sede di costruzione del budget di progetto.

Relativamente alle spese riferite al personale interno coinvolto nel progetto sarà importante definire quelle che nelle varie fasi progettuali saranno chiamate a svolgere attività progettuali e per esse bisognerà quantificare il relativo costo sulla base della preventivazione del tempo dedicato.

Per gli altri costi sarà opportuno ottenere dei preventivi utili a quantificare dei valori di mercato. In tempi di inflazione, come quelli attuali, la preventivazione dei costi, soprattutto se riferita a progetti la cui durata è di più anni, è alquanto critica e pone la necessità di incrementare i valori attuali di mercato nel corso del tempo, andando però a giustificare tale operazione nella parte descrittiva dei costi stessi (es.: costo materiali di consumo con incremento del 5% su base annua dovuta all’inflazione).

L’approvazione del progetto implica dunque l’approvazione del budget. In alcuni programmi, in particolar modo quelli diretti con la Commissione Europea, a seguito dell’approvazione, ma prima della firma del contratto di sovvenzione – grant agreement – avviene una fase di negoziazione in cui viene richiesto di rivedere alcuni valori del budget, normalmente con l’abbassamento di alcuni importi ritenuti troppo elevati.

Una volta avvenuta l’approvazione definitiva del budget attraverso la contrattualizzazione, questo guiderà la gestione e il rendiconto del progetto, a meno di interventi attraverso emendamenti contrattuali che comportino la rettifica di valori.

L’importanza del budget è dunque indiscutibile sia per l’approvazione della domanda di finanziamento del progetto, sia per la gestione e la rendicontazione delle spese sostenute al fine dell’ottenimento del contributo previsto.