Ammissibilità dei beni strumentali nei progetti finanziati

In molti progetti finanziati è necessario l’utilizzo di beni strumentali finalizzati alla realizzazione di alcune delle attività del progetto. Si tratta dunque di attrezzature o macchinari il cui impiego è necessario all’implementazione di attività progettuali, che si distinguono da quelle che per propria natura vengono adoperati per attività generiche, non propriamente di progetto, come ad esempio computer, stampanti,
telefoni.

Questi beni strumentali genericamente utilizzati non rappresentano normalmente una spesa eleggibile in quanto il loro costo rientra nella copertura prevista forfettariamente in via percentuale per i costi indiretti. Viceversa, laddove si abbia a che fare con un bene strumentale la cui necessità e dunque il relativo acquisto derivi esclusivamente dallo svolgimento del progetto, il costo potrà essere considerato come eleggibile purché nel rispetto di alcuni dettagli procedurali e contabili che di seguito affronteremo.

Innanzitutto, tali beni strumentali debbono essere chiaramente riportati nella domanda di contributo e più nello specifico nel budget approvato. Di solito i beni non vengono identificati con specifiche marche, ma senz’altro mediante le caratteristiche tecniche e le quantità necessarie. Sarà dunque possibile ottenere il riscontro tra quanto acquistato e quanto previsto a budget nella gestione specifica categoria rendicontativa “spese per beni strumentali” o “equipment”.

Nei casi in cui il bene strumentale venga acquisito per l’esclusivo utilizzo all’interno del progetto, il relativo costo potrà essere completamente portato a contributo. Ciò che è fondamentale però è che tale bene sia entrato in possesso e utilizzato da parte del beneficiario per le attività previste a progetto e che l’ammortamento dello stesso bene sia avvenuto al 100% nell’ambito del periodo progettuale.

L’entrata in possesso viene dimostrata sia con la fattura d’acquisto, ma in particolare con il DDT - documento di trasporto – da cui si può evincere il giorno e il luogo di consegna. Inoltre, nella maggior parte dei casi è previsto anche un collaudo finalizzato a verificare la piena funzionalità del bene, che decreta di fatto l’avvio dell’utilizzo. Questo momento è particolarmente importante allorquando il bene strumentale, ancorché previsto a budget, non abbia un esclusivo utilizzo nell’ambito del progetto. In questo caso sarà necessario calcolare la quota parte di utilizzo del bene strumentale da portare a rendiconto nel progetto finanziato.

Per effettuare correttamente questo calcolo bisognerà partire a calcolare il tempo di utilizzo in giorni partendo dal giorno dell’entrata in funzione del bene che corrisponde al giorno del collaudo, o, se verbalizzato, in un giorno successivo, fino all’ultimo giorno di operatività progettuale dello stesso che non potrà mai superare la data di conclusione del progetto. Questo numero di giorni dovrà essere ragguagliato ad anno (365 giorni) e dovrà essere moltiplicato sia per il coefficiente di ammortamento, sia per la percentuale di utilizzo complessiva all’interno del progetto.

Per calcolare tale percentuale si dovrà misurare l’utilizzo del bene relativamente alle attività di progetto. Lo strumento idoneo e necessario per fare ciò è il cosiddetto diario di bordo che gli addetti al progetto compileranno per ciascun bene strumentale in funzione delle ore di utilizzo. In questo modo sarà possibile ottenere il numero complessivo di ore di utilizzo di ciascun bene strumentale all’interno del progetto finanziato e di conseguenza sarà possibile rendicontare correttamente la quota parte del relativo costo.

Il prospetto che consente di effettuare correttamente il calcolo per l’imputazione a rendiconto di un bene strumentale è il seguente:

- Bene XY 

- Costo del bene (da fattura) (A)

- Data fattura

- Data di consegna/ collaudo

- % amm.to 

- mesi amm.to (B)

- percentuale di utilizzo del bene sul progetto (C)

- mesi di utilizzo sul progetto (D)

- Importo rendicontabile (E)=(A)/(B)*(D)*(C)

È importante ricordare che trattandosi di beni strumentali, in basi alle norme civilistiche, fiscali, ma anche di contabilità pubblica, questi debbono essere iscritti sia nel libro degli inventari che nel registro dei cespiti ammortizzabili.

Infine, tutti i beni strumentali finanziati da un programma europeo dovranno riportare o la targhetta o l’adesivo arrecante il logo del programma così come previsto dagli specifici regolamenti.